*데이터 입력하기
이제 본격적으로 셀에 데이터를 입력하는 방법에 대해서 배워보겠습니다. 입력을 해야 무슨 일이든지 하겠죠? 엑셀의 환상적인 기능을 제대로 활용하려면 입력부터 제대로 해야 한답니다. 무작정하는 것이 아니라 다음 내용을 참고로 엑셀이 이해할 수 있도록 하는 것이 중요하죠. 그럼 출발~~
지금부터 실제로 엑셀을 사용하는 방법에 대해서 배우게 됩니다. 뭐니뭐니해도 가장 기본은 엑셀에 데이터를 입력하는 것이죠. 데이터베이스로 활용하기 위해서는 데이터의 입력부터 확실하게 설계가 되어야 합니다. 먼저 엑셀에서는 어떤 데이터를 이용할 수 있는지부터 알아보도록 할까요?
1. 엑셀에서 사용할 수 있는 데이터의 종류
엑셀에서는 다음과 같은 6가지의 데이터 유형을 사용할 수 있습니다. 문자자료
수치연산의 대상에서 제외되는 자료
수치자료
수치연산의 대상이 되는 자료
수식자료
수치자료를 대상으로 연산을 수행
날짜/시간자료
날짜/시간을 표시 (실제로는 수치 또는 문자자료로 입력됨)
논리자료
True, False
메모자료
셀에 참고용으로 지정하는 자료
조금 더 자세히 살펴보겠습니다.
1) 문자자료 (텍스트)
문자자료는 일반적인 문자와 같이 취급되며 다음과 같은 특징이 있습니다.
① 셀의 왼쪽에 정렬된다.
② 수치연산(계산)이 되지 않는다.
③ 입력된 자료의 길이가 셀보다 길 경우에, 오른쪽 셀이 비어 있으면 빈 셀에 이어져서 표시된다.
④ 한 셀에는 최대 32,767자를 입력할 수 있다. 단, 화면에는 1,024문자만 표시되며, 수식 입력줄에는 모두 나타난다.
⑤ 엑셀에서 문자자료는 숫자, 공백, 숫자가 아닌 문자 등의 조합을 의미한다. 다음의 예는 모두 문자자료로 인식된다. 예) 10AA109, 127AXY, 12-976, 208 4675.
2) 수치자료
수치자료는 말 그대로 숫자로 이루어진 자료입니다. 셀의 오른쪽에 정렬되며, 연산의 대상이 됩니다.
키보드로 숫자를 타이핑할 때의 자료입니다. 엑셀에서는 다음과 같은 문자만 숫자로 사용될 수 있습니다.
0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 + - ( ) , / $ % . E e
3) 수식 자료
엑셀에서 수식은 =로 시작합니다. 이때 =로 시작되는 일련의 식들을 수식 자료라고 합니다.
수식은 수식의 시작을 알리는 =와 각종 연산자(+, -, * 등)들로 구성됩니다.
수식에 대한 자세한 내용은 뒤에서 다시 배우게 됩니다.
4) 날짜 / 시간자료
날짜와 시간을 표시하는데 사용되는 자료입니다.
화면에 표시되는 것은 날짜나 시간으로 보이지만 엑셀의 내부적으로는 이를 수치나 문자 자료로 해석해서 사용합니다.
날짜와 시간 입력에 대한 자세한 내용도 뒤에서 다시 배우게 됩니다.
5) 논리자료
논리자료는 함수식을 이용할 때 사용되는 것으로 참과 거짓 두 가지의 값을 가집니다.
컴퓨터에서는 0값을 참으로, 1값을 거짓으로 사용합니다.
6) 메모자료
셀에 참고용으로 남겨두는 자료로서 수식의 계산에는 전혀 영향을 미치지 않고 단지 사용자가 참조하기 위해서 남겨두는 것입니다. 메모가 입력된 셀은 오른쪽 위에 빨갛게 표시가 됩니다.
2. 셀에 데이터를 입력해보자!
이제 실제로 셀에 데이터를 입력해 보겠습니다. 여러분들은 비교적 기초가 튼튼히 잡혀져 있기 때문에 (지금까지 착실히 따라오셨다면..) 크게 어렵지는 않을 것입니다.
셀에 데이터를 입력하기 위해서는 우선 어떤 셀에 입력할 것인지를 정해주어야 하는데, 마우스로 셀을 클릭해서 선택하면 됩니다. A2 셀에 데이터를 입력하려면 먼저 마우스로 A2셀을 선택한 뒤 원하는 데이터를 입력하는 것입니다. 또한 데이터를 입력했으면 그 셀을 벗어나야만 데이터가 입력됩니다. 대부분 엔터키나 TAB 키를 이용해서 데이터 입력을 마치게 되는데, 기본적으로 엔터기는 입력된 셀의 아래로 내려가며, TAB 키는 오른쪽으로 가게 됩니다. 입력도중 Esc 키를 누르면 입력 작업을 취소할 수 있습니다.
① 입력할 셀인 A2셀을 클릭합니다.
② 키보드를 타이핑해서 데이터를 입력합니다.
③ 입력이 끝났으면 셀을 벗어나야만 입력이 완료됩니다. 키를 치면 셀의 아래로 이동하고, (TAB)키를 치면 셀의 옆으로 이동하게 됩니다.
어떠세요? 쉽죠? 보기에서는 엔터키를 쳤기 때문에 한칸 아래로 이동하면서 데이터 입력이 완료된 것입니다. 위에서 배운 "데이터의 종류"별로 한번 씩 실습해보세요.
* Tip 1 - 규칙적인 데이터 입력하기
데이터의 구조가 규칙적일 경우에는 입력할 범위를 먼저 선택한 후에 데이터를 입력하는 것이 효율적입니다. 범위 선택은 마우스 드래그를 이용하며 선택된 셀들은 다른 색으로 반전됩니다. 다음은 A1 셀부터 C5셀까지 범위를 미리 선택한 후 데이터를 입력하는 방법입니다. 이렇게 범위를 선택해 놓으면 선택된 범위에서만 연속적으로 데이터가 입력되므로 편리하게 데이터 입력이 가능합니다.
① 데이터를 입력할 범위를 선택합니다. 여러 셀들을 선택할 때는 마우스를 드래그(Drag)합니다.
② 키보드로 데이터를 입력합니다. 데이터 입력은 일반적인 경우와 동일합니다.
이 경우에도 오른쪽으로 데이터를 채우려면 TAB키를 이용해서 데이터를 입력합니다.
* Tip 2 - 여러 셀에 같은 데이터 동시에 입력하기
많은 데이터를 사용하다보면 동시에 같은 데이터를 여러 셀에 입력해야될 경우가 있습니다. 이런 경우를 위해 엑셀은 동시 입력 기능을 가지고 있습니다. 먼저 데이터를 입력할 셀들을 선택해 주고 데이터를 키보드로 타이핑한 다음 (키보드의 왼쪽편) Ctrl키와 Enter키를 동시에 누르면 됩니다. 그런데 문제가 하나 생겼죠? 어떻게 여러 셀들을 동시에 선택할까요? 불연속적인 셀들을 여러 개 선택할 때는 키를 누른 상태에서 마우스로 선택해 주면 됩니다. 제일 처음 선택할 셀은 그냥 마우스로 클릭하고, 그 다음부터는 Ctrl키를 누른 상태에서 마우스를 클릭해주면 되는 것이죠.
① Ctrl키를 이용해서 여러 셀을 동시에 선택합니다.
② 범위를 선택했으면 입력할 데이터를 키보드로 타이핑합니다.
③ 타이핑이 끝났으면 Ctrl과 Enter키를 통시에 누릅니다.
선택한 셀에 같은 데이터가 동시에 입력되었죠? 자주 사용되는 기능이니 꼭 알아두세요~
혹시 이 많은 기능을 어떻게 다 외우지? 하고 생각하시는 분이 혹시라도 있다면, 그런 걱정은 접어두세요. 컴퓨터의 모든 분야가 그렇듯이 엑셀 역시 감(感)을 잡는 것이 중요합니다. 그러다보면 어느 순간 "팍!"하고 오게 됩니다. 그래서 실습이 중요한 것이죠.
3. 셀과 시트의 범위를 선택하는 방법
윈도우즈 프로그램에서 작업의 기본은 범위의 선택입니다. 범위는 왜 선택하는 것일까요? 컴퓨터에서 마우스 드래그를 통한 범위를 선택하는 것은 작업할 범위를 한정시켜주기 위해서입니다. 예를 들어, A1셀부터 C5셀까지 범위를 선택한 후 삭제 명령을 내리면, 범위가 선택되지 않은 셀에는 영향을 미치지 않고 범위가 선택된 부분만 삭제가 된다는 것이죠. 따라서 어떤 작업을 하든지 범위를 선택한 후 명령을 내리는 것이 기본입니다. 엑셀에서는 지금까지 살펴본 셀의 범위를 선택하는것 외에도 여러 가지 다양한 범위를 선택할 수 있습니다.
※ Tip - 키보드로 범위 선택하기
범위 선택을 마우스로만 할 수 있는 것은 아닙니다. Shift키를 누른 상태에서 화살표 키를 누르면 범위가 선택됩니다.
1) 행 선택하기
한 행 전체를 선택하거나 여러 행을 선택할 때는 행 번호를 클릭하거나 드래그하면 됩니다.
행 전체를 삭제하거나 서식을 변경할 때 자주 사용되는 기능입니다.
2) 열 선택하기
행 선택하기와 마찬가지로 열 또한 열 번호를 클릭해서 범위를 선택할 수 있습니다.
3) 전체 셀 선택하기
엑셀로 작업을 하다보면 시트 전체의 범위를 선택해야될 경우가 있습니다. 이 경우 일일이 드래그를 해주어야 할까요? 똑똑한 엑셀이 이 기능이 없을 리 없죠. 열 번호와 행 번호가 만나는 부분에 아무런 표시도 없는 빈 탭이 하나 있습니다. 이 탭을 선택하면 한번에 전체 셀의 범위가 선택됩니다.
4) 여러 개의 시트 선택하기
기본적으로 엑셀은 현재 보이는 워크시트에서 작업을 하게 되지만, 엑셀의 기능을 활용하기 위해서 여러 개의 시트에서 동시에 작업을 할 수 있습니다.(엑셀의 3차원 시트 참조 : 뒤에서 배우게 됩니다.) 이 경우 여러 개의 시트를 동시에 선택해 놓고 작업을 해야되는데, 시트 탭에서 이나 버튼을 누른 상태에서 클릭하면 여러 개의 시트를 동시에 선택할 수 있습니다.
4. 데이터 수정하기
잘못된 데이터를 입력했거나 내용이 바뀌었다면 데이터를 수정해야 합니다.
셀에 입력된 데이터 전체를 수정할 때는 데이터를 새로 입력하는 것처럼 셀을 선택한 후 데이터를 입력하면 됩니다. 이때 이전 데이터는 자동으로 삭제가 되는 것입니다. (실전에서는 이런 경우를 주의해야 합니다.) 그렇다면 데이터의 부분적인 내용만 수정하려면 어떻게 할까요? 데이터의 부분적인 수정을 위해서 엑셀은 3가지 방법을 지원합니다.
이 중에서 자신에게 편한 방법을 선택해서 사용하면 됩니다.
1) 해당 셀을 더블클릭한다.
수정하려는 데이터가 입력된 셀을 더블클릭하면 그 셀은 편집할 수 있는 상태로 변경됩니다. 이때 키보드나 마우스를 이용해서 수정해주면 됩니다.
2) 단축키 F2를 누른다.
해당 셀을 선택한 후 F2키를 눌러도 편집할 수 있는 상태로 변경됩니다.
3) 수식입력줄을 이용한다.
앞에서도 살펴봤듯이 셀과 수식 입력줄은 밀접하게 연관되어져 있습니다.
수식입력줄에서 변경한 내용은 셀에도 그대로 적용는 것입니다.
5. 데이터 지우기
데이터를 지우는 것도 참 쉽습니다. 지우려는 데이터가 입력된 셀을 선택한 후 Del키를 누르면 되니깐요.
물론 메뉴를 이용해도 되고, 마우스 오른쪽을 클릭해서 단축메뉴를 이용해도 됩니다. 길은 항상 여러가지가 있으니까요. 하나 주의할 것은 Del키를 누르는 것은 "내용지우기"와 같은 기능입니다. 즉 셀의 내용만 지워지는 것이지 메모나 서식등의 정보는 그대로 보존하고 있다는 것이죠. 셀 하나를 완전히 없애버리려면 "삭제" 명령을 이용하면 됩니다.
6. 특수문자 삽입하기
엑셀 사용법에 대한 질문 중에는 의외로 특수문자를 삽입하는 방법이 많은 비중을 차지합니다.
한글과 같은 워드프로세서에는 별도의 문자표가 있지만, 대부분의 Windows 전용 프로그램들은 Windows 자체에서 지원하는 문자표를 공유하게 됩니다. 따라서 엑셀이나 MS 워드 등도 모두 윈도우즈 자체의 문자표를 사용해서 특수문자를 입력해야 합니다. 엑셀에 특수문자를 입력하는 방법은 문자표를 이용하는 것과 한글 자음을 이용하는 두 가지 방법이 있습니다.
7. 한글 / 한자 변환해서 입력하기
엑셀 2000에서는 다국어 입력 기능이 많이 강화되었습니다.
한자의 변환 역시 편리한 사용자 인터페이스를 지원하고 있습니다. 우선 한글을 입력한 후 키보드에서 "한자"키 (만약 한자 키가 없다면 오른쪽 Ctrl"키)를 누르면 한글/한자 변환 대화상자가 나타나고, 원하는 한자를 선택하면 됩니다. 쉬운 내용이므로 자세한 설명은 생략합니다.
8. 날짜와 시간 데이터 입력하기
엑셀에서 날짜와 시간은 별도의 자료 유형으로 구분되지만 사실은 모두 숫자로 인식되어 계산에 참조될 수 있습니다. 실제 엑셀을 사용하다 보면 날짜와 시간에 대한 잘못된 이해로 어려움을 겪는 경우가 많은데 여기에서 확실하게 짚어보겠습니다.
우선 엑셀은 Windows 응용 프로그램이기 때문에 기본적으로 Windows 제어판의 "지역별 설정" 항목의 영향을 받습니다. 한글 Windows의 경우 기본적으로 날짜는 -나 /로, 시간은 :로 구분되게 됩니다. 따라서 엑셀에서도 이러한 구분자를 이용해서 쉽게 날짜와 시간을 입력할 수 있습니다.
① 셀에 "5/1"이라고 입력합니다.
② 05월 01로 입력되었습니다. 수식 입력줄을 참고하면 1999-05-01로 입력된 것을 알 수 있습니다.
2000년 연도를 입력하려면 2000/5/1과 같이 2000을 붙여야 합니다.
③ 셀에 "3:00 p"를 입력합니다.
④ "3:00 PM"으로 입력되었습니다.
이처럼 엑셀에서 /나 -는 날짜로 인식되며, :는 시간으로 자동 인식되게 됩니다.
또한 시간을 입력할 경우 기본적으로 오전(AM)으로 입력이 되는데, 오후 시간을 입력하기 위해서는 시간 뒤에 공백을 두고 p를 입력하면 됩니다.(이때 자동으로 12시간제로 바뀜) 만약 날짜와 시간을 동시에 입력할 때는 날짜와 시간 뒤에 한 칸의 공백을 두면 됩니다.
엑셀에서 날짜와 시간은 모두 숫자로 다루어지므로 계산도 가능합니다.
1900년 1월 1일을 1로 지정하고 그 후의 날짜들에 계속 수가 증가하면서 적용이 되는 것이지요. 그림에 있는 99년 5월 1일은 실제로는 36281로 엑셀이 알고 있습니다. 단지 화면에 보여질 때는 날짜 서식을 지정해서 보여준다는 것이지요.
마지막으로 엑셀은 현재 날짜와 시간을 입력할 수 있는 단축키를 제공하는데, 오늘 날짜를 입력하려면 Ctrl+;(세미콜론)을, 현재 시간을 입력하려면 Ctrl+Shift+:(콜론)을 누르면 됩니다.
※ Tip - 1904 날짜 체계란?
Excel for windows나 Lotus 1-2-3에서 날짜는 세기의 첫 날부터 번호가 부여됩니다.
즉 일련 번호가 1인 날짜는 1900년 1월 1일에 해당합니다. 하지만 Excel for Macintosh에서는 1904 날짜 체계가 사용되어 일련 번호가 1인 날짜는 1904년 1월 2일에 해당합니다. 따라서 두 프로그램의 호환성을 위해 Excel for Windows에서는 1904 날짜체계를 사용할 수 있는데 이는 [도구-옵션]에서 설정할 수 있습니다.
이상으로 기본적인 엑셀 데이터 입력방법에 대해서 마치고, 수식을 이용하는 방법에 대해서 알아보도록 하겠습니다. 수식이라고 긴장하지 마세요.. 얼마나 쉬운데요~~ ^^*
--------------------
*기본적인 수식과 함수 사용법
엑셀을 시작하는 많은 사람들의 공포의 대상이 되는 "수식과 함수"에 대해서 처음으로 배워보는 순간입니다.
초등학교는 다 나오셨죠? 그럼 걱정하지 마세요. 수학이 싫어 이과를 포기하고 문과로 갔던 저 같은 사람도 이렇게 사용하고 있잖아요? 희망을 가지고 수식을 잡으로 가보자구요!
이제 엑셀에서만 가능한 작업인 수식에 대해서 알아볼 차례입니다.
어렵고 복잡한 수식은 중급편에서 다루고 여기서는 수식에 친해질 수 있는 정도까지만 다루게 됩니다. 하지만 이 정도만 알아도 당장 엑셀을 활용하는데는 충분하실걸요? 수(數)라는 말만 들어도 경기를 일으키시는 분들은 다음 내용을 차분히 읽고 실습해보세요.
1. 수식은 =로 시작한다.
앞에서 데이터의 종류를 살펴볼 때 잠깐 언급했던 부분입니다.
엑셀은 =로 시작하는 데이터는 무조건 수식으로 생각하게 됩니다. 다음 그림을 보세요.
왼쪽에 있는 대로 셀에 입력하면 오른쪽과 같은 결과가 나오게 됩니다.
1+1을 입력하면 결과도 1+1이라고만 나오죠? 그리고 왼쪽으로 정렬이 된걸 보면 현재 1+1은 엑셀이 문자자료로 해석했다는 것을 알 수 있습니다. 반면에 =1+1은 결과가 2로 나왔고 오른쪽으로 정렬이 되었습니다. 수식자료로 해석했다는 얘기겠죠. 이제 감이 잡히시죠?
또 하나 눈 여겨 봐둘 것은 수식입력줄입니다. 현재 B3 셀이 선택되어져 있습니다. 그런데 수식입력줄에는 어떻게 표시되었지요? =1+1라는 수식이 그대로 보이게 됩니다. 여기가 왜 수식입력줄인지 아시겠죠? 수식입력줄에는 셀에 수식이 들어있을 경우 값을 보여주는 것이 아니라 수식이 보여지게 됩니다. 꼭 기억해 두세요. 수식을 확인할 때 많이 사용됩니다.
2. 엑셀의 수식은 주소를 이용한다.
앞에서와 같이 셀에 일반 수치자료를 입력해서 바로 계산을 해도 되지만, 효율적인 작업을 위해서 엑셀에서는 셀의 주소를 이용한 계산을 이용하게 됩니다. 나중에 어떤 셀의 값이 변경되더라도 셀의 주소를 참조하기 때문에 계산된 값도 자동으로 변경되는 것입니다.
① 다음과 같이 데이터를 입력합니다.
② C2 셀을 선택한 후 "=A1+A2+A3"를 입력합니다. 그 후 Enter키를 치면 A1부터 A3셀이 합해진 결과가
나타납니다.
③ A3셀 값을 5로 변경해 봅니다. 그러면 C2셀의 합계도 자동으로 변하게 됩니다. 이러한 장점 때문에 엑셀에서는 셀의 주소를 참조해서 계산이 이루어집니다.
3. 마우스를 이용한 수식의 입력
이제 엑셀에서 수식을 이용하는 감이 잡히셨지요? 그런데 일일이 셀 주소를 입력하기도 번거롭죠?
마우스를 이용해서 수식을 간편하게 만들 수 있습니다.
① 계산식을 입력할 셀을 선택한 후 =를 입력합니다.
② 마우스로 참조할 셀을 클릭합니다. 그러면 자동으로 선택한 셀의 주소가 입력됩니다.
③ 연산자(+, -등)를 키보드로 입력하고 계속 참조하는 셀의 주소를 마우스로 클릭합니다.
④ 수식이 완성되면 Enter키를 칩니다. 계산된 결과값이 나타납니다.
수식도 어렵지 않죠?. 이제 수식을 만드는데 자신감을 가지셔도 됩니다.
그렇다면 엑셀에서는 어떤 연산자를 제공하며, 각각의 기능은 어떻게 되는지를 알아볼 필요가 있겠네요.
7-1. 엑셀에서 사용되는 연산자(Operator)
연산자는 +와 -같이 연산자 계산의 종류를 지정하는 기호로서 엑셀에서는 다음과 같은 종류의 연산자가
있습니다.
- 산술연산자 : 기본적인 산술 연산을 수행
- 논리연산자 : 두 값을 비교하여 TRUE나 FALSE로 결과를 되돌림
- 텍스트 연산자 : 두 텍스트를 연결하여 한 텍스트 값으로 만듬
- 참조영역 연산자 : 셀이나 셀 범위에 대한 두 참조영역을 한 참조 영역으로 만듬
1. 산술 연산자
실제 계산을 할 때는 산술연산자가 많이 사용되고, 나머지는 수식을 응용할 때 주로 사용됩니다.
산술연산자는 독자들이 초등학교 시절 배운 더하기, 빼기 등과 동일합니다. 하나씩 예를 들어 알아보도록 할까요. 산술 연산자
의미
예
*
곱하기
8*8
/
나누기
8/8
+
더하기
8+8
%
백분율
20%
-
빼기
8-3
음수
-1
^
지수
3^2(3*3와 같음)
다음은 다양한 산술 연산자를 사용한 예입니다.
EX) =A2+B2, =A2*B2, =B2/A2, =B2%, =A2%, =A2-B2
다른 것은 모두 같은데, ^만 차이가 있습니다. 2^10은 2의 10승을 말하는 것이지요. 2를 10번 곱한다는 뜻입니다. 또한 %는 100을 1이라고 생각하고 이를 기준으로 한 백분율이기 때문에 10%는 0.1로 표시되는 것입니다. 전혀 어렵지 않죠? 하지만 이러한 기본을 잘 알고 있어야만 뒤에서 배울 복잡한 수식도 쉽게 할 수 있는 것입니다. 이점 명심하시고 열심히 연습하시길 바랍니다.
2. 비교 연산자
비교 연산자는 두 값을 비교할 때 사용하는 것으로 일반적인 식에서는 사용되지 않으며 나중에 여러 가지 함수들과 조합해서 사용됩니다. 그 결과는 참(True)과 거짓(False)으로 나타나게 됩니다. 비교 연산자
의미
예
=
같음
A1=B1
<>
같지 않음
A1<>B1
<=
작거나 같음
A1<=B1
<
작음
A1<B1
>=
크거나 같음
A1>=B1
>
큼
A1>B1
다음은 비교 연산자를 사용한 예입니다.
3. 텍스트 연산자 &(앰퍼센드)
텍스트 연산자는 떨어져 있는 텍스트를 연결할 때 사용하며 수식의 응용에서 많이 쓰이는 기능입니다. 텍스트 연산자
의미
예
&
두 값을 연결하여 연속하는 하나의 텍스트 값으로 만듭니다.
"남" & "한강" => 남한강 EX) =A2&A3
다음은 텍스트 연산자를 사용해서 텍스트를 연결한 예입니다.
4. 참조 연산자
참조 연산자는 계산에 필요한 셀 범위를 결합할 때 사용하는 것으로 주로 뒤에서 배울 함수와 연결되어집니다. 참조 연산자
의미
예
:
두 참조를 포함하여 두 참조 사이에 있는 셀을 모두 한 참조로 만드는 범위 연산자
B5:B15
,
여러 참조를 한 참조로 만드는 결합 연산자
SUM(B5:B15,D5:D15)
7-2. 엑셀에서의 연산 순서
엑셀은 수식에 사용된 각 연산자의 특정 순서에 따라 수식을 왼쪽에서 오른쪽으로 계산하며, 괄호를 사용하여 연산 순서를 변경할 수 있습니다. 괄호는 항상 먼저 계산되며, 나머지 순서는 다음 연산순서에 따라 차례대로 진행됩니다. 연산순위
연산자
1
*와 /
2
+와 -
3
&
4
%
5
= < > <= >= <>
6
-
7
^
8
:(콜론)
9
(단일 공백)
10
,(쉼표)
다음은 연산 순서에 따라 계산의 결과가 달라지는 예입니다.
7-3. 엑셀의 기본 함수 사용법
함수란 지정된 순서나 구조에 따라 인수라는 특정 값을 사용하여 계산하는 미리 정의된 수식입니다.
엑셀에는 수백 개의 함수가 있습니다. 보통 엑셀을 시작한 후 함수 때문에 중도에 포기하는 사람들이 많은데, 함수는 결코 어려운 것이 아닙니다. 쉽게 생각해서 함수란 여러 가지 기능을 가진 수식들을 하나로 모아 놓은 것이라고 생각하면 됩니다. 예를 들어, SUM이라고 하는 함수는 선택된 셀들의 합계를 구하는 함수고, PMT라는 함수는 이율, 대출 기간, 대출 원금 등에 따라 상환금을 계산하는 역할을 합니다.
함수를 사용하려면 특정 구조를 따라야 하는데, 그 구조는 다음에서 보는 바와 같이 함수 이름, 왼쪽 괄호, 쉼표로 구분된 함수의 인수, 그리고 오른쪽 괄호의 순서입니다.
태어나서 함수라는 것을 처음 다루어보는 분들은 잘 보시기 바랍니다. 아무리 복잡한 함수식이라도
그 원리는 같습니다.
※ Tip - 인수란?
인수는 함수의 대상이 되는 값들을 말하는 것으로서, 숫자, 문자열, 논리값, 배열, #N/A와 같은 오류 값, 셀 참조 등을 인수로 지정할 수 있습니다. 지정한 인수는 인수에 해당하는 값을 가져야 하며, 상수 수식이나 다른 함수를 인수로 지정할 수도 있습니다. 함수의 인수로 다른 함수를 사용해서 여러 개의 함수를 겹쳐 쓰는 중첩함수도 가능합니다.
1. SUM 함수로 자동 합계 구하기 - 함수마법사 사용법
SUM 함수는 지정된 셀 범위의 합계를 구해주는 함수로서 가장 흔하게 사용되는 함수중의 하나입니다.
① 다음과 같은 간단한 성적표 데이터를 만듭니다.
지금부터 하려고 하는 작업은 학생별로 합계를 구하는 것입니다. 갑돌이의 합계를 내기 위해서 =B3+C3+D3 라고 입력해도 되지만 과목의 수가 많다든가 사람이 많을 경우에 일일이 이렇게 수식을 입력하는 것은 비효율적인 일이겠지요. 이런 경우에 함수를 사용하는 겁니다.
② 먼저 합계를 구하려는 셀인 E3셀을 선택합니다. 데이터를 입력할 셀을 먼저 선택하는 것은 엑셀에서의 기본이므로 꼭 명심하기 바랍니다. 그 다음 도구모음의 함수마법사(Fx)를 클릭합니다.
③ 함수마법사가 실행되었습니다. 함수 마법사에는 엑셀에서 사용 가능한 모든 함수들이 종류별로 구분되어져 있습니다. "함수 범주" 항목에서 "수학/삼각"을 선택합니다. 그 후 오른쪽 "함수 이름" 목록에서 SUM을 클릭합니다.
④ 화면 왼쪽에 함수 편집상자가 나타납니다. 함수 편집 상자에는 선택한 함수에 필요한 인수들을 입력하게 됩니다.
⑤ 인수를 입력할 때는 마우스로 셀 범위를 선택하는 것이 효율적입니다.
함수 편집 상자의 "참조 범위 단추"를 클릭하면 범위를 선택할 수 있는 창만 남고 모두 사라지게 되는데 여기에서 범위를 선택하면 됩니다. 참고로 워크시트의 전체적인 데이터를 보면서 작업할 때는 함수 편집 상자를 다른 곳으로 이동시킨 다음 사용하는 것이 효율적인 경우가 많습니다. 함수 편집 상자를 드래그해서 원본 데이터가 보이도록 이동합니다.
⑥ 원본데이터의 범위를 마우스로 선택합니다. 범위를 선택한 부분은 점선으로 깜빡이게 됩니다.
⑦ 범위 선택이 끝나면 다시 함수 편집 상자가 나타납니다. 인수가 정확하게 입력되었으면 [확인] 버튼을 클릭합니다.
⑧ 함수의 결과값이 셀에 입력되었습니다.
함수도 이렇게 쉽게 사용할 수 있습니다. 각 함수마다 필요한 인수만 차이가 있을 뿐입니다.
2. ∑버튼을 이용한 합계 구하기
SUM 함수는 자주 사용되기 때문에 도구모음이 기본적으로 등록이 되어 있습니다.
① 합계를 구할 셀을 선택합니다. 그 후 도구모음의 ∑버튼을 클릭합니다.
② 다음 그림처럼 자동으로 범위가 선택됩니다. 만약 범위가 잘 못 선택되었으면 마우스로 다시 선택하면 됩니다.
③ 범위가 올바로 선택되었으면 키를 칩니다. 셀에 합계가 구해집니다.
※ Tip - 숫자를 문자로 인식시키기
경우에 따라서는 숫자를 강제로 문자로 인식시켜야 할 때도 있습니다.
이런 경우에는 숫자 앞에 '(작은 따옴표)를 붙여주면 됩니다. '는 엑셀에서 화면에 입력되는 보여주는 역할을 하는 것입니다. '=1+2 라고 입력하면 3으로 계산되는 것이 아니라 화면 =1+2 라고 나타나게 되는 것이죠. 따라서 당연히 수식의 계산 대상에 포함되지 않습니다.
3. AVERAGE 함수로 평균 구하기 - 함수 식을 직접 입력하는 방법
이번에는 AVERAGE 함수를 사용하는 방법을 알아보겠습니다. SUM 함수를 통해서 함수에 대한 공포심(?)을 없앴기 때문에 한결 쉽게 할 수 있을 것입니다. AVERAGE 함수 역시 선택된 범위의 평균을 구하는 것이므로 필요한 인수는 셀 범위뿐입니다. 이번에는 실제로 함수 식을 만들어보도록 하겠습니다.
AVERAGE 함수의 형식은 다음과 같으며 인수는 최대 30개까지 사용할 수 있습니다.
= AVERAGE(number1,number2, ...)
① 평균을 구할 셀을 선택한 다음 "=average("를 입력합니다. 그 후 마우스로 인수의 범위를 선택합니다.
② 셀에 평균값이 구해졌습니다.
함수가 점점 쉬워지죠? 엑셀에서 함수를 이용하는 방법은 모두 동일합니다.
다만 각 함수의 특징에 따라서 필요한 인수와 형식이 틀린 것이지요. 실제로 실무에서 많이 사용되는 것은 20여 개에 불과합니다. 이러한 필수 함수에 대해서는 중급편에서 보다 자세하게 다루게 될 것입니다. 수식과 함수는 우선 여기까지만 하죠.
-----------------------------
*자동채우기(Auto Filling) 활용하기
엑셀의 가장 큰 특징중의 하나가 자동채우기(Auto Filling)입니다.
값도 채우고 수식도 채우고 그야말로 다 알아서 자동으로 채워주는 환상적인 기능이죠. 작업이 몇배는 더 수월해진답니다. 따라와보세요.
자동 채우기 기능은 엑셀에서만 사용할 수 있는 대단히 뛰어난 기능입니다.
채우기는 인접한 셀로 내용을 복사하거나 날짜처럼 연속된 데이터를 쉽게 채우기 위해 사용합니다. 자동 채우기는 셀의 오른쪽 아래에 있는 채우기 핸들을 드래그하면 됩니다.
1. 데이터 채우기와 지우기
자동 채우기의 기본 기능은 연속된 셀로 같은 값의 데이터를 채우거나 다시 지우는 것입니다.
A1셀에 2를 입력한 후 A6셀까지 채워보겠습니다. 채우기를 하는 중에는 풍선상자(스크린 팁 : 노란색의 조그만 상자)가 나타나서 채워지는 데이터를 미리 볼 수 있습니다.
① A1셀에 2를 입력합니다. 그 후 채우기 핸들을 표시합니다.
② 마우스 왼쪽 버튼을 누른 상태에서 A6 셀까지 드래그 합니다.
③ A1부터 A6셀까지(A1:A6) 같은 데이터가 채워졌습니다.
마지막 셀에서 다시 반대 방향으로 채우기 핸들을 끌어주면 채워졌던 데이터가 지워지게 됩니다.
④ A6셀에서 채우기 핸들을 표시합니다. 그 후 A2셀까지 다시 마우스로 드래그합니다.
⑤ A3부터 A6셀의 내용이 모두 지워졌습니다.
데이터가 지워지는 것은 원래 채우기 핸들의 기능은 아니지만, 실제로는 최종적으로 채우기 핸들을 끝낸 곳까지만 데이터가 채워지는 효과를 이용하는 것입니다. 이렇게 채우기 핸들은 셀에 숫자가 들어있을 때는 기본적으로 같은 데이터를 복사하는 데 사용됩니다. 또한 채우기 핸들은 행이나 열 어떤 방향으로도 사용이 가능합니다.
2. 채우기 핸들로 수치 증감 시키기
채우기 핸들로 수치를 복사만 할 수 있는 것은 아닙니다. Ctrl키를 누른 상태에서 채우기를 하면 1만큼 증가된 수가 채워지게 되고, 사용자가 원하는 증감치를 입력해서 사용할 수도 있습니다.
① A1셀에 1을 입력한 후 채우기 핸들을 표시합니다. 그 후 Ctrl키를 누릅니다. 채우기 핸들의 오른쪽 위에 +표시가 생깁니다.
② Ctrl키를 누른 상태에서 A5셀까지 드래그합니다.
③ 1씩 증가된 수치가 채워졌습니다.
사용자가 원하는 수치만큼 증감시키면서 채우기를 할 수도 있습니다. 이때는 적어도 2개의 데이터를 입력한 다음 채우기를 해야 합니다. 다시 말해서, 처음 숫자와 두 번째 숫자의 차이만큼 가감하면서 채워집니다. (두 데이터의 차이만큼 증감시켜서 채우기)
① A1셀과 A2셀에 각각 1과 3을 입력합니다.
② A1:A2셀의 범위를 선택한 후 A2셀에서 채우기 핸들을 표시합니다. A9셀까지 채우기합니다.(드래그)
③ 다음 그림처럼 2 만큼(1과 3의 차이) 증가한 데이터가 채워졌습니다.
다음은 사용자가 정의한 대로 증감하는 자동 채우기의 예입니다
3. 문자 채우기
채우기 기능은 숫자에만 해당되는 것이 아니라 문자와 날짜 등에서도 사용할 수 있습니다.
다음 데이터를 입력한 상태에서 전체 범위를 선택한 후 채우기를 해보세요. 엑셀이 정확하게 연속된 데이터를 채워줍니다.
① A1:D1셀에 각각 "1월, 갑, 자, 1사분기"를 입력합니다.
② A1:D1셀의 범위를 선택합니다. D1셀에서 채우기 핸들을 표시한 후 9행까지 채우기합니다.
③ 문자데이터가 자동으로 채워졌습니다.
신기하죠? 엑셀이 인공지능일까 하는 의문도 생기게 되는 부분입니다.
이 목록은 사용자 정의 목록에 정의된 항목에 대해서만 적용되는데, 사용자 정의 목록은 [도구-옵션]을 선택한 다음 사용자 정의 목록 탭에서 변경하거나 추가할 수 있습니다. 이에 대해서는 뒤에서 다시 배울 기회가 있을 것입니다.
4. 마우스 오른쪽 버튼을 이용한 채우기 옵션
지금까지 자동 채우기는 마우스 왼쪽 버튼을 이용해서 했지만, 마우스 오른쪽 버튼을 이용해서 채우기를 하면 보다 다양한 옵션으로 채우기를 할 수 있습니다. 다음 그림에서 기본적으로 채우기를 하면 99-05-02, 99-05-03과 같이 일수가 증가하면서 채워지지만 마우스 오른쪽 버튼으로 채우기를 했을 경우에는 월 채우기, 년 채우기 등 다양한 옵션을 선택할 수 있습니다.
① A1 셀에 "8/19"를 입력합니다. 그 후 마우스 오른쪽 버튼으로 A9셀까지 채우기 합니다.
② 마우스를 떼면 단축메뉴가 나타납니다. 단축메뉴에서 [년 채우기]를 선택합니다.
③ 다음 그림처럼 월과 일에는 변화가 없고, 연도가 증가하면서 채워졌습니다.
정말 편리한 기능이죠? "평일 채우기"를 하면 채우기 한 데이터에서 토, 일요일을 제외한 날짜만 채우기가
되는 것입니다. 다음은 다양한 채우기 옵션들의 예입니다.
5. 채우기 핸들로 계산식 채우기
채우기 핸들을 잘 활용하면 얼마나 편하게 작업할 수 있는지를 아셨죠? 채우기 핸들의 기능은 여기서 끝나지 않고 계산식을 채우는 데에도 활용됩니다. 앞에서 했던 성적표를 활용해보겠습니다. 일단 함수 식을 이용해서 갑돌이의 합계를 구했습니다. 그렇다면 나머지 사람들도 모두 같은 작업을 반복해야할까요? 엑셀에서는 그럴 필요가 없습니다. 채우기 핸들이 해결해 주니까요.
① E3 셀에 "=SUM(B3:D3)"를 입력해서 합계를 구합니다. 그 후 E5셀까지 드래그해서 채우기합니다.
② 다음처럼 나머지 학생의 성적 합계도 자동으로 채워졌습니다.
이제 채우기 핸들을 어떻게 이용하는지 아셨죠? 엑셀은 그 기능은 정말 엑셀런트(Excellent)하답니다.
마이크로소프트가 마음에 들든 그렇지 않든 자신의 경쟁력을 키우는데는 필수적인 프로그램입니다.
※ Tip - 더블클릭을 통한 채우기
만약 사람수가 1000명이라고 가정해봅시다. 그럼 1000번째 사람까지 채우기 하는 것도 어렵겠죠? 이럴 경우에는 채우기 핸들을 만들어 놓고 더블클릭을 해보세요! 신기하게도 마지막 항목까지 순식간에 계산식이 채워집니다. 대단하죠? 많이 사용되는 것이므로 꼭 직접 해보세요.
채우기 핸들은 이 정도에서 접기로 하구요. 뒤에서 계속 중요하게 다뤄지는 상대주소, 절대주소에도 연관되므로 꼭 실습과 이해를 해두세요.
---------------------
*메모와 윗주 삽입하기
메모와 윗주는 엑셀의 연산이나 기타 기능에 상관없이 사용자에게 추가 정보를 제공하기 위해서 사용하는 것입니다. 메모는 셀의 항목이나 값에 대한 추가적인 내용을 입력할 때 사용되며, 윗주는 주로 같은 이름을 가진 항목의 구분을 위해서 사용하게 됩니다.
1. 메모 활용하기
메모는 혼자서 사용하는 경우보다 네트워크로 공동 사용을 할 때 더 효율적인 기능으로, 셀에 부가적인 정보를 남길 때 사용하게 됩니다.
① 메모를 남길 셀을 마우스 오른쪽 버튼으로 클릭합니다. 단축메뉴가 나타나면 [메모 삽입]을 선택합니다.
② 메모의 내용을 입력할 수 있는 상자가 나타납니다. 키보드로 메모를 입력하고, 임의의 셀을 선택하면 메모 삽입이 완성됩니다.
③ 메모가 삽입되었습니다. 메모가 삽입된 셀에는 우측 상단에 빨간색 점이 표시 되게 됩니다. 메모를 보려면 해당 셀 위에 마우스 포인터를 가져가면 됩니다.
④ 일단 메모를 삽입한 후에는 메모를 항상 보이도록 설정할 수도 있고, 다른 내용으로 편집을 하거나 삭제할 수 있습니다. 이 작업 역시 마우스 오른쪽 버튼을 클릭해서 단축메뉴를 이용하면 됩니다.
단축메뉴의 관련항목의 내용은 다음과 같습니다.
▶ 메모 편집 : 입력된 메모의 내용을 수정할 수 있습니다.
▶ 메모 삭제 : 메모를 삭제 합니다.
▶ 메모 표시 : 마우스 포인터를 가져가지 않아도 항상 메모가 표시되게 합니다.
메모는 네트워크를 통한 공동작업에서 더 효과적이며 이에 대해서는 뒤에서 다시 다루게 됩니다.
2. 윗주 활용하기
윗주는 셀의 항목에 대한 설명을 남길 때 사용합니다. 주로 같은 이름의 항목이 두 개 있을 경우 각각을 한자나 영어로 구분해주는 등 다국어 기능을 지원하기 위해 발표한 기능입니다. 여기에서는 "갑"이라는 이름을 가진 학생이 2명이라고 가정하고, 윗주를 이용해서 구분하는 것에 대해서 알아보겠습니다.
① 윗주를 남기려는 셀을 선택한 후 메뉴에서 [서식-윗주달기-편집]을 선택합니다.
윗주 달기 메뉴의 ,각 항목은 다음과 같은 의미입니다.
▶ 편집 : 새로운 윗주를 입력하거나 편집할 수 있습니다.
▶ 설정 : 윗주의 글꼴이나 정렬방식 등을 설정할 수 있습니다.
▶ 표시 또는 숨기기 : 윗주를 표시하거나 숨깁니다.
② 선택한 셀의 윗 부분에 "윗주 상자"가 나타납니다. 여기에 갑의 한자 이름을 입력합니다.
한자 입력은 한글을 입력한 다음 키보드의 "한자"키를 눌러서 합니다.("한자"키가 없는 경우는 오른쪽 키) 그 후 키를 두 번 치면 윗주가 입력됩니다.
③ 입력된 윗주는 기본적으로 숨겨져 있습니다. 위주를 표시하려면 [서식-윗주 달기-표시 또는 숨기기]를 클릭합니다.
④ 윗주가 입력되었습니다.
같은 방법으로 다른 "갑"에게도 윗주를 달아두면 쉽게 두 학생을 구분할 수 있습니다. 수식입력줄을 보면 알 수 있듯이 윗주는 셀의 데이터에는 전혀 영향을 미치지 않습니다.
⑤ 윗주의 글꼴이나 정렬방식을 변경하려면 [서식-윗주 달기-설정]을 선택합니다.
다음은 윗주 등록 정보 상자의 내용입니다. 글꼴을 변경하는 등의 작업은 모두 서식 작업에 해당하므로 뒤에서 다루기로 하겠습니다.
※ Tip - 윗주는 단축키로 입력하자.
윗주는 마우스 오른쪽 버튼을 통한 단축키를 지원하지 않기 때문에 입력하기가 번거롭습니다.
윗주를 많이 사용하는 경우라면 단축키인 Alt+Shift+(화살표) 키를 눌러서 입력하는 것이 좋습니다.
메모와 윗주는 이 정도에서 마치기로 하겠습니다. 데이터를 효율적으로 표시할 때 많이 사용되는 기능입니다.
-----------------
선택하여 붙여넣기 활용하기
[선택하여 붙여넣기]는 엑셀의 특성을 살려서 작업할 수 있는 매우 유용한 도구입니다.
일반적으로 엑셀 사용자들이 잘 모르는 경우가 많은데 확실하게 익혀두면 정말 쓰임새가 많은 도구입니다. 복사한 것을 붙여넣는 것은 일반적인 붙여넣기와 마찬가지이지만 원하는 부분만 붙여넣기 하거나 데이터의 형태를 변경하는 등의 추가적인 작업을 할 수 있습니다.
단축메뉴에서 [선택하여 붙여넣기]를 선택하면 다음과 같은 대화상자가 나타납니다. 이 대화상자에 대해서 먼저 알아보죠.
① 시트의 일부 내용을 복사한 후 임의의 셀에서 마우스 오른쪽을 클릭합니다. 단축메뉴가 나타나면, [선택하여 붙여넣기]를 선택합니다.
② [선택하여 붙여넣기] 대화상자가 나타납니다. 이 대화상자의 자세한 내용은 다음과 같습니다.
▶ 모두
셀 내용과 서식을 모두 붙여넣습니다. 이 옵션은 일반적인 붙여넣기 명령과 같습니다.
▶ 수식
수식 입력줄에 입력한 수식만 붙여넣습니다.
▶ 값
셀에 나타나는 값만 붙여넣습니다. 이 경우 수식은 복사되지 않습니다.
▶ 서식
셀 서식만 붙여넣습니다. 서식에 대해서는 3장에서 배우게 됩니다.
▶ 메모
셀에 첨부된 메모만 붙여넣습니다.
▶ 유효성 검사
복사한 셀의 데이터 유효성 규칙을 붙여넣을 영역에 포함해서 붙여 넣습니다. 유효성 규칙은 올바른 항목만 셀에 입력이 되었는지를 확인하는 유효성검사에서 사용하게 되는 정보입니다.
▶ 테두리만 제외
테두리를 제외한 복사된 셀에 적용된 셀 내용과 서식을 모두 붙여넣습니다.
▶ 열 너비
한 열의 너비를 다른 열에 붙여넣습니다.
▶ 연산
복사한 데이터에 적용할 산술 연산을 지정합니다.
▶ 행 / 열바꿈
복사한 데이터의 행과 열을 서로 바꿉니다.
▶ 연결하여 붙여넣기
붙여넣은 데이터를 현재 워크시트에 연결합니다. 예를 들어 파워포인트에서 작성한 프리젠테이션을 연결하여 붙여넣으면, 파워포인트의 원본이 변경되면 자동적으로 엑셀에 삽입된 프리젠테이션의 내용도 바뀌게 되는 기능입니다.
1. 선택하여 붙여넣기를 활용한 행 / 열 바꾸기
선택하여 붙여넣기를 이용해서 행과 열의 구조를 쉽게 변경할 수 있습니다.
이미 만들어진 데이터의 경우 행 / 열을 변경하기는 쉽지 않은데 [선택하여 붙여넣기]를 이용하면 한번에 끝낼 수 있습니다.
① 원본데이터의 범위를 선택합니다. 그 후 단축메뉴에서 [복사]를 선택합니다.
② 붙여넣을 위치를 선택한 후 마우스 오른쪽 버튼을 클릭합니다. 단축메뉴에서 [선택하여 붙여넣기]를
선택합니다.
③ [선택하여 붙여넣기] 대화상자가 나타납니다. 행 / 열 바꿈을 선택하고 [확인]을 클릭합니다.
④ 다음처럼 데이터의 행과 열이 변경되어 붙여 넣어 졌습니다.
이 기능은 한번에 데이터의 구조를 변경하는 경우에 유용하게 사용할 수 있습니다.
2. [선택하여 붙여넣기]의 연산기능 사용하기
[선택하여 붙여넣기]는 계산 기능을 보유하고 있을 정도로 막강한 기능을 자랑합니다.
성적표 데이터에서 국어 시험 문제 중 하나가 잘못된 것으로 밝혀져서 모두 5점씩을 감점해야 되는 상황이 벌어졌습니다. 즉 박기업은 45, 강현규는 42점으로 변경 되어야 합니다. 여러분들이라면 어떻게 하시겠어요? 그냥 마음 편하게 먹고 처음부터 데이터 입력을 새로 하실려구요? [선택하여 붙여넣기]로 간단하게 끝낼 수 있습니다.
① 임의의 셀에 "5"를 입력한 후 이를 복사합니다. 국어점수를 5점씩 빼야하기 때문에 "5"를 입력한 것입니다.
② 국어 점수가 입력된 셀의 범위를 선택합니다. 선택된 범위 위에서 마우스 오른쪽 버튼을 클릭하고, 단축메뉴가 나타나면 [선택하여 붙여넣기]를 선택합니다.
③ [선택하여 붙여넣기] 대화상자가 나타납니다. 연산 항목의 "빼기"를 선택하고 [확인]을 클릭합니다. 빼기를 선택하면 현재 메모리에 복사된 "5"가 빼진 값으로 다시 붙여넣어지는 것입니다.
④ 국어점수에 각각 5점씩 감점된 값들이 붙여넣어졌습니다.
이와 같은 방법을 이용해서 전체데이터에 더하기, 빼기, 곱하기, 나누기 등의 연산을 일률적으로 적용시킬 수 있습니다. 막강한 기능을 자랑하는 선택하여 붙여넣기의 다른 기능들도 하나씩 실습해 보시기 바랍니다.
---------------
엑셀의 편집 작업 (복사/이동 등)
이제 서서히 엑셀 사용에 대한 감이 잡히시죠?
누차 강조하지만 컴퓨터를 잘 하려면 감을 빨리 잡아야 합니다. 이번에는 데이터의 복사와 이동 등 엑셀에서의 기본적인 편집 작업에 대해서 알아보겠습니다.
1. 메뉴를 이용한 복사와 이동
복사할 원본 데이터의 범위를 선택합니다. 그 후 선택된 범위에 마우스 포인터를 위치시킨 후 마우스 오른쪽 버튼을 클릭합니다. 단축메뉴가 나타나면 [복사]를 선택합니다. [잘라내기]를 선택하면 이동이 됩니다.
② 복사된 데이터를 붙여넣을 셀을 마우스 오른쪽으로 클릭합니다. 단축메뉴가 나타나면 [붙여넣기]를 선택합니다.
③ 복사된 데이터가 붙여 넣어 졌습니다. 클립보드에 임시로 저장된 내용들이 셀에 붙여넣어진 것입니다.
2. 마우스를 이용한 복사와 이동
메뉴를 통해서도 작업이 가능하지만, 마우스 드래그로 쉽게 복사나 이동을 할 수 있습니다.
여러분들은 이 방법을 위주로 작업하시기 바랍니다.
① 복사할 부분의 범위를 선택한 후 선택된 범위의 가장 자리에 마우스 포인터를 가져갑니다. 그러면 마우스 포인터가 화살표 모양으로 바뀝니다.
② 데이터를 이동할 위치로 드래그합니다.
③ 마우스를 떼면 데이터가 이동됩니다.
④ 이번에는 복사를 해보겠습니다. 마우스를 이용한 복사 역시 이동과 비슷한 방법으로 할 수 있습니다.
복사할 부분의 범위를 선택한 후 선택된 범위의 가장 자리에 마우스 포인터를 가져갑니다. 마우스 포인터가 화살표 모양으로 바뀌면 Ctrl키를 누릅니다. 마우스 포인터 옆에 + 표시가 생기는데, 이것은 데이터가 복사됨을 의미합니다.
⑤ 키를 누른 상태로 복사하려는 위치로 드래그합니다.
⑥ 데이터가 복사되었습니다.
데이터의 이동과 복사는 전체 데이터의 구조를 변경하거나, 같은 내용을 여러 번 사용할 때 유용하게 활용할 수 있습니다.
3. 셀의 삭제와 삽입
이번에는 셀을 삭제하고 삽입하는 것에 대해서 배워보겠습니다.
우선 기존의 데이터가 입력되어 있는 경우에 셀의 삽입과 삭제는 매우 신중해야 한다는 것을 명심해 두시기 바랍니다. 모든 데이터가 셀을 기준으로 입력되는 엑셀에서 가운데 셀 하나가 삭제되거나 삽입되는 경우에는 모든 데이터 구조가 바뀌기 때문입니다. 그렇다면 앞서 배운 내용 지우기와 삭제는 어떤 차이가 있을까요? 내용 지우기는 셀에 들어 있는 데이터만 지워지고, 서식정보나 메모 등 다른 정보는 남아있게 되지만, 삭제는 셀이 완전히 사라지는 것이므로 깨끗하게 지워진다는 차이가 있습니다.
① 삭제하려는 셀에서 마우스 오른쪽 버튼을 클릭합니다. 그 후 단축 메뉴에서 [삭제]를 선택합니다.
② 셀 삭제 대화상자가 나타납니다. 셀을 삭제하는 경우 나머지 셀의 정렬방식을 정해지는 부분입니다.
"셀을 위로 밀기"를 선택하고 [확인]을 클릭합니다.
③ 셀이 삭제되고, 나머지 셀들은 한칸씩 위로 올려졌습니다.
④ 셀 삭제와 동일한 방법으로 삽입도 가능합니다. 단축메뉴에서 [삽입]을 선택한 후 셀 정렬방식을
지정해주면 됩니다.
일반적으로 셀 삽입은 빈 셀을 삽입하는 경우보다 복사된 내용을 삽입할 때가 더 많습니다.
기존에 복사해 둔 내용을 삽입할 때는 단축메뉴에서 [복사한 셀 삽입]을 선택합니다. 그러면 현재 선택된 위치에 메모리에 복사된 내용이 삽입됩니다.
현재 여러분들은 엑셀에 대한 감이 오기 시작해야 됩니다.
그리고 마우스 오른쪽을 이용한 단축메뉴의 사용법도 어느 정도 익숙해져 있어야 합니다. 실습과 감을 잡는 것! 이것이 핵심입니다.
-----------------
엑셀의 서식 작업
엑셀을 단순히 수식과 표계산만 하는 프로그램으로 생각하는 경우가 있는데, 이는 잘못된 것입니다.
다른 워드프로세서없이 엑셀만으로도 완벽한 문서를 만들어 낼 수 있으며 오히려 어떤 면에서는 표와 수식을 보다 쉽게 이용할 수 있기 때문에 더 수월하게 작업할 수 있습니다. 서식을 지정하는 모든 방법에 대해서 알아보겠습니다.
서식을 지정하는 것은 입력된 데이터를 보다 효과적으로 나타내기 위한 작업입니다. 우선 다음 데이터를 비교해봅시다.
똑 같은 데이터지만 서식이 지정된 왼쪽 데이터가 훨씬 선명하고 의미전달도 빨리 됩니다.
서식은 이렇게 입력된 데이터에는 영향을 미치지 않지만 데이터 전달의 효율성을 위해서 시트를 꾸미고, 다르게 보이는 기능을 합니다. 서식을 지정한다고 원본데이터가 변하지는 않는다는 것을 꼭 명심해두세요!
1. 서식 지정하기
입력된 데이터의 글꼴을 변경하거나 기타 셀의 색을 변경하는 등의 작업입니다. 기본적으로 엑셀에서의 서식 작업은 [서식 - 셀] 메뉴에서 통합되어 관리됩니다. 물론 마우스 오른쪽 버튼의 단축메뉴로 할 수도 있구요.
서식을 지정하기 전에 명심할 것은 서식 작업 전에 반드시 범위 선택을 먼저 해주어야 한다는 것입니다. 국어, 영어, 수학만 빨간색으로 변경하려면 이 부분만 범위를 선택한 후 작업을 해야 합니다. 범위를 선택 한 후 마우스 오른쪽 버튼을 클릭하고 "셀 서식" 항목을 선택하면 다음과 같은 대화 상자가 나타나는데, 여기에서 지정해준 대로 셀의 서식이 변경되는 것입니다.
① 셀 서식을 지정할 부분의 범위를 먼저 선택합니다. 성적표 데이터에서 B2:D2의 범위를 선택합니다. 마우스 오른쪽을 클릭한 후 단축메뉴에서 [셀 서식]을 선택합니다.
② 셀 서식 대화상자가 나타납니다. 셀 서식 대화상자에는 [표시 형식]탭을 비롯해서 모두 6개의 탭이 있습니다.
③ [글꼴] 탭을 선택합니다. 글꼴은 "궁서"체를 선택하고, 글꼴 스타일은 "굵게"를 선택합니다. 또한 크기는 "12"를 선택합니다. 모든 설정이 끝났으면 [확인]을 클릭합니다.
④ 선택한 범위에 지정된 서식이 적용되었습니다.
서식 지정은 기본적으로 이와 같은 방법을 통해서 할 수 있습니다. 이번에는 서식 지정의 가장 중요한 부분인 "셀 서식 대화상자"의 각 탭에 대해서 알아보도록 하겠습니다.
1> 표시형식
[표시형식] 탭은 셀에 어떤 식의 유형으로 표시할 지를 정하는 부분입니다. 예를 들어, 셀에 10000을 입력한 후에 표시형식을 통화유형으로 선택하면, 이제 셀에서는 ￦10,000이라고 보이게 되는 것입니다. 앞서도 말했지만, 서식은 이렇게 보여지는 것만을 변경하는 것이지 실제로 값이 변경되는 것은 아닙니다.
만약 10000을 입력한 후에 날짜 유형을 선택하면 어떻게 될까요? 2장에서 데이터 입력을 배울 때 날짜도 엑셀 내부적으로는 수치자료로 계산한다고 했었죠? 따라서 1900년 1월 1일부터 10000번째 해당하는 날짜가 셀에 표시되는 것입니다.
다음은 셀에 똑같이 10000을 입력한 후 각각 틀린 표시형식을 지정한 예입니다.
엑셀에서는 사용자가 별도로 서식을 지정해서 원하는 형식으로 표시할 수도 있습니다. 이 기능에 대해서는 뒤에서 별도로 배우게 됩니다.
2> 맞춤
[맞춤] 탭은 정렬방식에 관한 부분입니다. 셀이나 지정된 범위에서의 좌우 / 상하 정렬 등의 기능을 하게 됩니다.
각 항목의 자세한 내용은 다음과 같습니다.
▶ 텍스트 맞춤 / 가로
셀 내용을 가로로 맞추려면 "가로" 목록 상자에서 옵션을 선택합니다.
텍스트는 기본적으로 왼쪽에 맞춰지고, 숫자는 오른쪽에 맞춰지며, 논리와 오류 값은 가운데에 맞춰지게 되는데, 기본적인 가로 맞춤은 [일반]으로 설정되어 있습니다. 데이터 맞춤을 수정해도 데이터 형식은 바뀌지 않습니다.
▶ 텍스트 맞춤 / 세로
셀 내용의 세로 맞춤을 정하는 부분입니다. 기본적으로 텍스트의 세로 맞춤은 "아래쪽"으로 정해져 있습니다.
▶ 들여쓰기
셀 내용을 셀 왼쪽에서 들여쓰기 할 때 몇칸을 들여쓸 지를 정해주는 부분입니다. 들여쓰기 상자의 증가값은 문자 하나의 너비와 같습니다.
▶ 방향
선택한 셀의 텍스트 방향을 바꿔주는 부분입이다. 이 때 주의할 것은 다른 맞춤 옵션이 선택되어 있으면 회전 옵션을 사용할 수 없다는 것입니다.
▶ 텍스트 조정 / 텍스트 줄 바꿈
텍스트를 한 셀에 여러 줄로 나타낼 때 사용하는 항목으로 엑셀 2000에서 추가된 부분입니다. 이때 열 너비와 셀 내용의 길이에 따라 나타나는 줄의 개수가 결정됩니다.
▶ 텍스트 조정 / 셀에 맞춤
이 항목을 선택하면 문자의 글꼴 크기를 줄여 선택한 셀의 데이터를 열 안에 모두 나타나게 되고, 열 너비를 바꾸면 문자 크기가 자동으로 조정됩니다. 적용된 글꼴 크기는 바뀌지 않습니다.
▶ 텍스트 조정 / 셀 병합
예전부터 많은 사람들이 기다리던 기능으로 엑셀 2000에서 새롭게 추가되었습니다. 이 옵션을 선택하면 선택한 여러 셀을 한 셀로 합치게 됩니다. 이 때 선택한 범위의 첫째 셀(왼쪽 맨 위의 셀)이 병합된 셀의 셀 참조 영역(셀 주소)이 됩니다.
① 서식을 지정할 셀의 범위를 선택한 후 단축메뉴에서 [셀 서식]을 선택합니다.
② 가로 맞춤을 "가운데"로 정해주고, 텍스트 방향을 45도로 지정합니다.
③ 셀 서식 대화상자에서 지정한대로 서식이 적용되었습니다.
이상에서 보는 바와 같이 엑셀의 서식 지정은 다른 워드프로세서에 뒤지지 않는 다양한 옵션을 제공할 뿐만 아니라 엑셀만의 특징을 살린 기능도 많이 포함되어 있습니다. 여러분들도 앞으로 엑셀을 워드프로세서 대신 사용하다 보면 엑셀과 금방 친해질 것입니다.
다음 그림은 여러 맞춤 서식을 지정한 모습입니다. 하나씩 실습을 통해서 익혀보세요.
※ Tip - 셀 내에서 줄 바꾸기
한 셀에서 줄을 바꿔서 데이터를 입력하는 방법은 서식에서 텍스트 줄바꿈을 선택해도 되지만, 입력도중 + 를 치면 자동적으로 셀 내에서 줄이 바뀌게 됩니다. 이 방법을 이용하는 것이 훨씬 간편하겠죠?
3> 글꼴
글꼴은 화면에 표시되는 글꼴의 종류와 글자 크기 등을 지정하는 부분입니다. 일반 워드 프로세서의 글꼴 지정 부분과 비슷합니다.
▶ 글꼴
선택한 텍스트의 글꼴을 바꾸는 부분입니다. 현재 시스템에 등록된 글꼴만 사용할 수 있으며, 시스템에 새로운 글꼴을 등록하려면 제어판의 - 글꼴 메뉴에서 할 수 있습니다.
▶ 글꼴 스타일
선택한 텍스트의 글꼴 스타일을 바꿉니다. 기본값으로는 "보통"이 선택되어져 있으며 선택한 글꼴에 따라서
옵션의 종류가 틀리게 나타납니다.
▶ 크기
선택한 텍스트의 크기를 바꿉니다. 프린터와 선택한 글꼴에 따라 사용 가능한 크기는 달라지게 됩니다.
▶ 밑줄
선택한 부분에 밑줄을 그으려면 밑줄의 종류를 선택하면 됩니다.
▶ 색
색상을 지정하는 부분입니다. 목록상자를 눌러서 원하는 색을 마우스로 선택하면 됩니다.
▶ 효과 / 취소선
선택한 텍스트나 숫자 위에 지우기 표시를 하려면, "취소선" 확인란을 선택하여 취소선을 그을 수 있습니다.
▶ 효과 / 위첨자, 아래 첨자
선택한 텍스트나 숫자에 위 첨자나 아래 첨자 서식을 지정합니다.
▶ 미리 보기
선택한 옵션에 따라 나타날 문서 모양을 미리 보여줍니다.
① 서식을 지정할 부분의 범위를 지정합니다. 그 후 마우스 오른쪽 버튼을 클릭하고 단축메뉴에서 [셀 서식]을 선택합니다.
② 셀 서식 대화상자가 나타나면 [글꼴] 탭을 선택합니다. 원하는 글꼴과 크기 등을 선택한 후 [확인]을 클릭합니다.
③ 범위를 선택한 부분에 지정한 서식이 적용되었습니다.
다음은 다양한 글꼴 서식이 적용된 모습입니다.
4> 테두리
테두리는 셀의 테두리에 관한 서식을 지정하는 곳으로서 쉽게 표를 만들고 서식을 지정하는 곳이라고 생각하면 됩니다. 엑셀만의 특징인 셀의 속성을 이용해서 표를 만들 때 주로 이용합니다. 엑셀에서 표를 만드는 작업은
다음 순서를 따라서 하는 것이 좋습니다.
1. 먼저 선의 스타일을 정한다.
2. "미리 설정"을 통해 윤곽을 선택한다.
3. "테두리"에서 표의 세부적인 테두리를 정한다.
① 표를 만들 부분의 범위를 선택합니다. 그 후 [셀 서식] 대화상자를 나타냅니다. 표를 만들기 위해 [테두리] 탭을 선택합니다. 앞에서 배운 "3 단계"를 통해 테두리를 지정해줍니다.
② 표가 그려졌습니다.
5> 무늬
무늬 탭은 셀 자체에 색이나 배경무늬를 지정할 때 사용하는 메뉴입니다. 글꼴에서는 글자의 색만 변경할 수 있었고 셀의 배경에 색을 입히는 것은 무늬 탭에서 해주는 것입니다.
다음 그림은 시트 전체에 회색으로 음영을 적용하고, 테두리를 이용해 데이터를 강조한 모습입니다.
시트 전체에 음영을 적용시켰기 때문에 마치 셀이 없어진 것처럼 보이죠? 이렇게 엑셀을 응용해보면서 실력이 붙는겁니다.
① "시트 전체 선택 단추"를 클릭해서 전체 시트의 범위를 선택합니다.
② 셀 서식을 선택한 후 [무늬] 탭을 선택합니다. 셀 음영의 색을 "회색"으로 선택합니다.
③ 시트 전체에 회색 음영이 적용되었습니다.
④ 성적표 데이터의 범위를 선택한 후 다시 [셀 서식] 대화상자를 나타냅니다. 테두리를 설정하고, 배경색을 "노란색"으로 지정합니다.
⑤ 셀 서식이 변경되어 적용되었습니다. 셀 구분선이 보이지 않기 때문에 새로운 느낌을 받을 수 있습니다.
6> 보호
[보호] 탭은 셀에 입력된 데이터를 변경시키지 못하게 하거나, 입력된 수식을 감출 때 사용하는 부분입니다.
중요한 데이터의 경우 이렇게 잠금을 해놓고 암호를 설정하면 암호를 모르는 사람은 그 데이터를 변경할 수 없게 되는 것이죠. 이 기능도 주로 데이터를 공유해서 사용하는 네트워크에서 그 효과를 발휘하게 됩니다.
▶ 잠금
선택한 셀을 변경하거나 옮기거나 크기를 조정하거나 삭제할 수 없게 합니다.
▶ 숨김
이 란을 선택하면 셀을 선택할 때 수식 입력줄에 수식이 나타나지 않습니다.
다음은 특정 시트보호를 적용해서 숨김과 잠금 기능을 활성화시키는 방법입니다.
① 도구 - 보로 - 시트보호를 선택합니다.
② 시트 보호 대화상자가 나타납니다. 보호할 대상과 암호를 입력한 후 [확인]을 클릭합니다.
암호는 반드시 입력해야 되는 것은 아니지만, 암호를 설정해두면 암호를 알고 있는 경우에만 시트 보호를 취소할 수 있습니다.
③ 시트보호가 설정되었습니다. 보호된 시트에서는 셀을 선택하도 수식 입력줄에 아무런 수식도 보이지 않습니다.
④ 만약 잠궈진 셀의 내용을 변경하려고 하면 다음과 같은 경고 메시지가 나타나게 되며, 내용의 변경은 불가능합니다.
시트보호를 취소하려면 [도구 - 보호 - 시트보호]를 선택하면 됩니다.
서식작업은 제가 항상 강조하는 것이지만 많이 해보는 사람이 이기는 겁니다. 여기에서 기본적인 사용방법을 알았다면 계속 실습해보는 것이 제일 중요합니다. 이거 명심!!
* 잠깐만!
현재 하는 작업은 모두 단축 메뉴나 도구 모음을 통해서도 가능한 작업입니다.
이건 기본기를 바탕으로 직접 해보세요. 자신에게 가장 알맞은 방법이 최고이니깐요!
2. 자동 서식으로 간단하게 작업 끝내기
자동 서식이란 엑셀에서 미리 만들어둔 서식을 활용하는 것을 말합니다. 엑셀 2000에는 모두 14개의 자동 서식이 만들어져 있으며 간편하게 서식을 적용할 때 유용하게 사용할 수 있습니다. 자동 서식을 지정하려면 서식을 지정하려는 범위를 선택한 후 [서식-자동 서식]을 클릭합니다. 그러면 자동 서식 대화상자가 나타나게 되는데, 여기에서 원하는 서식을 선택해서 확인 버튼을 클릭하면 됩니다.
① 서식을 적용할 범위를 선택한 후 [서식-자동서식]을 선택합니다.
② 자동 서식 대화상자가 나타납니다. 모두 14개의 서식이 있는데, 원하는 서식을 선택한 후 [확인]을
클릭합니다.
③ 자동 서식이 적용되었습니다.
④ 적용된 자동 서식을 지우려면 [서식-자동 서식]을 선택한 후 유형에서 "없음"을 선택하면 됩니다.
자동 서식은 독창적인 느낌을 다소 떨어질 수 있지만, 간편하게 많이 사용하는 서식을 지정할 때 많이 사용됩니다. 기본 서식 지정은 이것으로 끝~ 참, 실습하고 있죠?
----------------
스타일(Style)로 멋내기
스타일은 사용자가 서식을 정해놓는 것을 말합니다.
언제든지 원하는 스타일을 쉽게 정의할 수 있는 것이죠. 아래한글과 같은 프로그램에서는 "유형"이라고 되어 있을 겁니다. 암튼, 자기만의 스타일을 만들어 보자구요. 이미지 메이킹 시대에 스타일 구기면 안되겠죠?
스타일(Style)이란 여러 가지 서식을 한번에 적용할 수 있는 기능입니다.
엑셀에서는 숫자에 통화, 백분율, 천 단위를 구분하는 쉼표 등의 서식을 지정할 때 사용할 수 있는 스타일이 있습니다. 사용자가 미리 스타일을 만들어 두면 자주 사용하는 서식을 쉽고 빠르게 적용할 수 있습니다. 앞서 배운 자동서식이 엑셀 자체에서 만들어놓은 서식을 지정하는 것이라면, 스타일 기능은 사용자가 직접 서식을 만들어 두었다가 사용하는 것을 말합니다. 기본적인 몇 가지 스타일은 엑셀에 자체 포함되어 있지만, 사용자가 직접 스타일을 정의해서 자신만의 서식을 지정할 수도 있습니다.
1. 새로운 스타일 만들기
자신만의 스타일을 만들려면 먼저 스타일을 만들어야 합니다. 스타일을 만들거나 적용하는 등의 모든 작업은 [서식-스타일]에서 할 수 있습니다.
① [서식-스타일]을 선택합니다. 그러면 다음과 같이 스타일 대화상자가 나타납니다.
② "스타일 이름" 상자를 클릭한 후 만들려는 스타일의 이름을 입력합니다.
여기에서는 "성적표_과목"이라는 이름을 지정하겠습니다. 그 후 [추가]를 클릭합니다.
③ "성적표_과목"이라는 새로운 스타일이 만들어졌습니다.
이제 이 스타일의 세부적인 서식을 지정해주어야 합니다. [수정] 버튼을 클릭해서 현재 선택된 스타일의 세부 서식을 지정합니다.
④ 셀 서식 대화상자가 나타납니다. 앞에서 배운 대로 각 탭을 선택해서 원하는 서식을 지정합니다. 서식 지정이 끝나면 [확인]을 클릭합니다.
⑤ 서식 지정이 끝났으면 확인 버튼을 클릭해서 셀 서식 대화상자를 닫습니다.
지금까지의 서식 작업이 모두 "성적표_과목"이라는 스타일에 고스란히 기억되어져 있다가 나중에 이를 적용하면 그대로 셀에 적용되는 것입니다.
2. 셀에 스타일 적용하기
이제 만들어진 스타일을 셀에 적용해 볼 차례입니다.
스타일을 적용할 때도 먼저 셀 범위를 선택하는 것을 잊어서는 안되겠죠!
① 스타일이 적용될 셀의 범위를 선택한 후 [서식-스타일]을 선택합니다. 스타일 이름 상자에서 적용하려는 스타일을 선택한 후 [확인]을 클릭합니다.
② 선택한 범위에 스타일에서 지정된 서식이 일괄적으로 적용되었습니다.
이제 스타일이 이해가 되시죠? 이렇게 자주 사용하는 서식들은 스타일로 정의해두면 다음부터는 쉽게 서식을 적용할 수 있답니다.
3. 다른 통합문서의 스타일 복사해오기
다른 통합문서에 미리 만들어둔 스타일이 있으면 복사해와서 사용할 수 있습니다. 스타일 대화상자에서 [병합]을 클릭하면 현재 열려져 있는 통합문서의 목록이 나타나는데 여기에서 스타일을 복사해올 파일을 클릭하면 됩니다.
① 스타일 대화상자에서 [병합]을 클릭합니다.
② 스타일 병합 대화상자가 나타납니다. 병합할 스타일이 있는 파일명을 선택한 후 [확인]을 클릭합니다.
※ Tip - 스타일을 병합할 때 같은 이름이 있을 경우
현재 통합 문서에 복사할 스타일과 이름이 같은 스타일이 있으면 같은 이름의 스타일을 병합할 것인지를 묻는 메시지가 나타납니다. 이때 현재 통합 문서의 스타일을 복사할 스타일로 바꾸려면 예를 클릭하고 기존 스타일을 그대로 사용하려면 [아니오]를 클릭하면 됩니다. 스타일 이름이 같은 스타일이 여러 개 있어도 경고 메시지는 한 번만 나타납니다.
----------
사용자 정의 서식 만들기
지금부터 할 작업은 왠만한 엑셀 고수들도 잘 모르는 기능입니다.
여러분들이 직접 엑셀에서 제공하지 않는 서식을 만드는 것입니다. 그냥 아무렇게나 만드는 것이 아니라 정해져 있는 형식을 따라야하겠죠? 그 방법을 배워보겠습니다.
이번에는 사용자가 직접 서식을 만들어볼 차례입니다. 엑셀에서 제공하는 서식은 다양하기는 하지만 제공되지 않는 서식을 사용하고 싶으면 임의의 형식을 직접 만들어 사용할 수 있습니다. 사용자정의 서식은 셀 서식 대화상자의 표시형식에서 "사용자 정의"항목을 선택한 후 만들 수 있습니다. 사용자 정의 서식은 시중의 책에서 자세히 다루지 않기 때문에 여기에서 끝장을 보시기 바랍니다.
아무리 들여봐도 무슨 말인지 모르겠죠? 0이나 #, 그리고 ?는 어디에 어떻게 사용하는지.
먼저 이러한 서식 코드를 이해해야 합니다. 엑셀의 사용자 정의 서식 코드는 크게 텍스트 코드와 날짜/시간 코드, 그리고 문자열/공백에 관한 코드가 있습니다. 다음 표를 참고해서 사용자 정의 서식에 사용되는 코드에 대해서 알아두시기 바랍니다.
1. 엑셀의 사용자 정의 서식에서 사용되는 텍스트 코드 서식 코드
의미
0
사용자 서식 정의에서 숫자 0은 자릿수를 정의합니다. 정수의 경우 0으로 지정한 자릿수보다 큰 수가 입력될 경우 그대로 출력되며, 작을 때는 정수의 앞에 0이 표시됩니다. 소수점이 있는 실수에서 정수 부분은 동일하게 처리되고 입력된 수의 소수 이하 자릿수가 서식보다 크면 반올림되며, 작으면 남는 자릿수만큼 0으로 채워지게 되죠 .셀에는 소수점이 반올림되어 표시되지만 실제 데이터는 입력한 그대로 유지됩니다.
. (마침표)
소수점 왼쪽과 오른쪽에 자릿수를 표시하려면 표시 형식에 소수점(.)을 사용하죠. 소수점 왼쪽에 #만 붙히면 1부터 작은 숫자는 소수점부터 시작됩니다.
, (쉼표)
쉼표(,)는 천단위 구분기호입니다.
#
사용자 정의에서 #는 의미 없는 0을 제거하는 기능입니다. 쉼표나 다른 분리기호와 함께 사용되며, 이 기호만 사용한 서식에 0을 입력하는 경우 셀에는 아무것도 나타나지 않게 됩니다. 천 단위마다 쉼표를 가지고 최소한 하나의 숫자를 나타나게 하려면 #,##0으로 서식을 설정하면 됩니다.
?
?는 숫자자리를 표시하는 기능입니다. ?을 사용하면 숫자가 서식에 지정한 것 보다 더 적은 자릿수를 가질때 0이 추가로 표시됩니다. 그리고 소수점의 위치를 맞추기 위해 소수점 양쪽의 의미없는 0대신에 공백을 추가하게 됩니다. 이 기호는 자릿수가 다양한 분수에도 사용할 수 있죠. 3.5를 3 1/2로 나타내려면 서식을 # ?/?로 설정하면 되겠죠?
/
/는 일반적으로 알고 있듯이 분수기호입니다. 숫자자리 표시 기호들과 함께 사용해 분수서식을 갖지 않는 일반 수치를 분수 서식으로 나타냅니다. 예를들어 5.25를 5 1/4로 나타내려면 # ???/???로 서식 설정을 하면 됩니다.
$
$는 통화서식입니다. 화폐단위를 의미하는 문자로서 0이나 #서식의 앞에 붙여 사용합니다. 원화기호(￦)를 대신 사용할 수도 있죠.
;
세미콜론은 섹션구분 서식으로 서식을 연속으로 설정할 경우 사용됩니다. 섹션은 양수, 음수, 0, 문자서식의 네 부분으로 나눌 수 있으며, 별도의 섹션을 지정하지 않을 경우 양수 서식으로 처리합니다.
[색 n]
서식에 색을 설정하는 기능입니다. 검정〕,〔파랑〕,〔녹색〕,〔자주〕등과 같이 색을 직접 입력해도 되고, 만약 글자를 쓰지 않고 색상표를 이용하려면 서식부분에 〔색n〕(여기서 n은 1부터 56까지의 숫자)를 기입하면 됩니다. 색번호는 도구-옵션 메뉴의 '색'을 선택했을 때, 맨 왼쪽 위가 1번이고, 오른쪽 아래가 56번입니다. 예를 들어볼까요? 정수를 파란색으로 나타내려면 서식을 [파랑〕#,###으로 하면 됩니다.
서식 코드를 이용해서 사용자 정의 서식을 만들 때 ;를 붙여서 섹션을 구분할 수 있다고 했는데 이 섹션 구분에 대해 조금 더 알아보기로 하겠습니다. 사용자 정의 서식에서는 다음과 같이 4개까지의 서식 코드를 지정할 수 있습니다.
양수서식 ; 음수서식 ; 0 ; 문자서식
세미콜론(;)으로 구분된 항목은 양수, 음수, 영, 텍스트의 순서로 정의합니다. 두 항목만 지정하면 첫째 항목은 양수와 영에 대해, 둘째 항목은 음수에 대해 사용됩니다. 한 항목만 정의하면 모든 숫자가 이 서식을 사용합니다. 또한 항목을 생략하는 경우 해당 항목에 대해 마침 세미콜론을 사용할 수 있습니다.
예를 들어 양수는 파란색, 음수는 빨간색, 0은 하이픈(-), 문자는 노란색으로 나타낼 경우는 다음과 같이 섹션을 구분해서 서식을 정의해주면 됩니다.
〔파랑〕;〔빨강〕; - ; 〔노랑〕
이번에는 날짜와 시간에 관한 서식 코드를 알아볼까요?
2. 날짜와 시간에 관한 서식 코드
날짜와 시간에 관련해서 년, 월, 일을 표시하려면 섹션에 y, m, d의 서식코드를 조합하여 사용합니다.
예를 들어 1997년 11월 15일로 표시하려면 서식을 yyyy년mm월dd일로 지정해 주면 됩니다. 시간의 시, 분, 초를 표시하려면 h, m, s를 조합하여 지정할 수 있습니다. 또한 서식에 AM/PM이 있으면 시간은 12시간제로 표시되구요, 24시간제로 표시하고 싶으면 뒤에 AM/PM을 없애면 됩니다. 24시간 이상의 시간이나 60이상의 분이나 초는 시간 코드 가장 왼쪽에 대괄호를 사용해야 합니다. 예를 들어 1시 10분을 70분으로 표시하려면 서식 코드를 [mm]:ss로 지정하는 겁니다.
3. 문자열과 공백에 관한 서식 코드
엑셀에서 문자열이나 기호는 큰 따옴표를 사용하거나 앞에 백 슬래시(\)를 사용해 나타냅니다. $, -, +, \, (), ;. 공백 등의 특수문자를 표시할 때는 큰 따옴표를 사용하지 않아도 되며, !, ^, &, ', ', ~, {, }, =, >, <등의 기호를 입력하면 백슬래시가 자동으로 나타나게 됩니다. 이러한 문자열 서식은 엑셀의 고급사용을 가능하게 하는 것이므로 잘 알아두어야 합니다. 서식 코드
의미
_ (밑줄)
_는 간격을 지정하는 서식입니다. 숫자 서식에서 밑줄 다음에 오는 한 문자의 폭만큼 공백을 표시하는거죠. 예를들어 밑줄뒤에 닫는 괄호를 입력하면 양수가 괄호안의 음수와 함께 바르게 정렬되는 것이죠. 즉, 셀에서 양수 1234와 음수(1234)의 오른쪽 숫자 위치를 맞추려면 서식을 #,##0_);[빨강](#,##0)으로 지정하면 되는것입니다.
@
@는 문자삽입의 기능을 가지는 서식코드입니다. 숫자서식에 문자열 섹션을 포함시키기 위해서 숫자서식에 기호 @를 입력하는 것입니다. 셀에 입력한 문자열은 @기호가 표시된 섹션에 따라 서식이 지정됩니다. 소식에 문자열 섹션이 없으면 입력한 문자는 서식에 영향을 받지 않게 되는 것입니다. 예를들어 김형백이라고 입력을 했을 때 "정보문화사의 김형백입니다."로 표시하고 싶으면 서식을 '정보문화사의 @입니다'와 같이 지정해두면 되는 것입니다.
어느 정도 감은 잡겠는데, 정확하게 이해가 안되죠?
지금부터 실습을 통해서 사용자 정의 서식에 대해서 완벽하게 이해를 하고 넘어가겠습니다. 참고로, 셀 서식 대화상자에 기본적으로 제공된 서식을 편집해도 기존의 서식이 삭제되지는 않습니다.
이런 서식을 한번 만들어볼까요? 만약 셀의 값이 100000을 넘으면 파란색으로 표시되면서 끝에 "원"자가 붙게 하고, 음수라면 빨간색으로 괄호 안에 수치를 표시하며 역시 "원"자를 붙이고, 0이 입력되면 Zero가 표시되고, 일반 문자가 입력되면 "정보문화사의 ~ 입니다."라고 표시되게 해보겠습니다. 복잡한 것 같지만, 앞에서 살펴본 서식 코드를 잘 이해한다면 전혀 어렵지 않습니다. 우선 섹션으로 구분된 서식을 한번 살펴볼까요?
* 위 식에서 Zero는 "zero"로 해주셔야 정상적으로 작동합니다.
Zero는 문자이기 때문에 식에서 " "로 감싸주는 것입니다.
① 우선 서식을 지정할 범위를 선택한 후 마우스 오른쪽 버튼을 클릭해서 [셀 서식]을 선택합니다.
② 셀 서식 대화상자가 나타나면 [표시형식] 탭을 클릭하고 "범주"에서 "사용자 정의"항목을 선택합니다.
③ "형식" 입력란을 마우스로 클릭합니다. 그 후 [파랑][>100000]#,###_-"원"; [빨강][<0](#,###)"원";"Zero";"정보문화사의" @ "입니다."를 입력합니다. 입력이 정확하게 되었으면 [확인]을 클릭합니다.
④ 사용자 정의 서식이 지정된 곳에 다음과 같이 데이터를 입력합니다. 사용자 정의 서식에서 지정한대로 셀에 나타나게 됩니다.
앞서 배운 조건부 서식과 이 기능을 잘 활용하면 효과적인 데이터 입출력을 할 수 있을 것입니다. 복잡하게 함수를 이용하지 않아도 간단히 끝낼 수 있죠? 계속해서 응용하고 활용해 보세요. 다음 표는 서식 코드별로 표시되는 예를 정리한 것이니 참고하면 사용자 정의 서식에 대한 이해에 도움이 될 것입니다.
1> 기본 사용자 정의 서식 서식 코드
표시
0.#
.631을 0.6으로
####.#
1234.59를 1234.6으로
#.0#
12를 12.0으로, 1234.568을 1234.57로
???.???
44.398, 102.65, 2.8의 소수점을 맞춤
# ???/???
5.25를 5 1/4로, 5.3을 5 3/10으로
#.000
8.9를 8.900으로
#,
12000을 12
#,###
12000을 12,000
0.0,,
12200000을 12.2
2> 날짜와 시간의 사용자 정의 서식 서식 코드
표시
Yy
연도를 00-99로
Yyyy
연도를 1900-9999로
Ddd
요일을 Sun-Sat로
Dddd
요일을 Sunday-Saturday로
Mm
월을 01-12로
M
월을 1-12로
Mmmmm
월을 월 이름의 첫 자로
Mmm
월을 Jan-Dec로
Mmmm
월을 January-December로
Dd
일을 01-31로
D
일을 1-31로
Mm
분을 00-59로
M
분을 0-59로
[mm]:ss
분을 63:46과 같이 경과 시간으로
Hh
시간을 00-23으로
H
시간을 0-23으로
[h]:mm
시간을 25.02와 같이 경과 시간으로
h AM/PM
시간을 4 AM으로
h:mm AM/PM
시간을 4:36 PM으로
h:mm:ss A/P
시간을 4:36:03 P로
Ss
초를 00-59로
S
초를 0-59로
[ss]
초를 경과 시간으로
h:mm:ss.00
초를 소수로
사용자 정의 서식을 처음 접하는 분들은 지금 어리둥절할 수도 있습니다.
직접 해보세요. 엑셀의 기능에 감탄할걸요? 남들이 잘 모르는 기능을 업무에 적용할 수 있을 때, 조금씩 우리도 발전하는거 아닐까요?
-------------------
엑셀로 그림 그리기
엑셀로 그림을 그릴 수도 있습니다. 뒤에서 계속 배우겠지만 차트를 삽입하는등의 작업도 가능하지요. 이러한 모든 것들은 개체(Object)로 처리된답니다. 자세한 내용은 강좌내용을 참고 하시구요, 서식과 그림 그리기등은 누가 실습을 많이 하느냐에 따라서 실력이 확연하게 차이가 난답니다. 이점 명심!!
엑셀로 문서 작성을 하는 경우 그리기 개체를 이용해서 그림을 그리거나 외부 그림 파일을 삽입해야 할 경우가 있습니다. 전문적인 그래픽 프로그램에는 미치지 못하지만, 일반적인 문 서 작업에 필요한 그리기 기능은 엑셀로서도 충분히 해결할 수 있을 정도로 뛰어난 그리기 도구를 제공하고 있습니다. 다른 기능도 마찬가지 이겠지만 특히 그리기 개체를 이용하는 것 은 실습이 중요합니다. 따라서 이 책에서는 독자들이 혼자서 실습할 수 있을 정도의 안내만 할 것이며, 기본 개념과 이에 대한 예제만 제공하도록 하겠습니다. 기본적인 개념을 잡고, 계속 실습을 반복하면서 안 되는 것은 주변에 친구들이나 선생님에게 묻고, 도움말을 찾아보면서 실력이 붙게 됩니다. 그리기 개체를 그리는 순서는 다음과 같습니다.
① 그리고 싶은 도구를 먼저 선택한다.
② 마우스를 드래그해서 시트에 개체를 그린다.
③ 그리기 개체에 서식을 지정하거나 수정하려면 더블클릭해서 메뉴를 이용한다.
④ 최종적으로 개체의 크기와 위치, 방향 등을 적절하게 조절한다.
어떠한 그리기 개체라도 이 순서를 따라서 작업하면 됩니다. 그럼 하나씩 배워볼까요?
1. 그리기 도구모음 이해하기
그리기 작업은 그리기 도구모음을 이용해서 하게 됩니다.
따라서 이 도구모음의 특성을 잘 이해해 두어야 합니다. 그리기 도구모음이 보이지 않는 경우에는 [보기-도구모음-그리기 도구모음]을 선택하면 됩니다.
이번에는 실제로 그림을 그려보도록 하겠습니다.
앞의 그리기 개체 사용 순서를 잘 생각하면서 따라해 보세요.
사각형 도구를 그려서 편집하는 연습을 해보겠습니다. 다른 그리기도 모두 마찬가지이므로 하나만 확실히 해두면 쉽게 할 수 있습니다.
2. 그림 그리기
① 먼저 도구모음에서 그리려는 도형의 종류를 선택해야 합니다. 그리기 도구모음의 [도형] 버튼을 클릭해서 직사각형을 선택합니다.
② 마우스 포인터가 + 모양으로 변경되었을 겁니다. 이때 시트의 원하는 부분에 드래그해서 사각형을
그립니다.
③ 사각형이 그려졌습니다. 사각형을 그리면 사각형 주위로 네모난 점들이 나타나죠?
이것은 아주 중요합니다. 이 점들을 "개체 조절 포인트"라고 하는데, 현재 이 조절 포인트가 생긴 개체가 선택되어져 있다는 의미입니다. 개체가 선택되어져 있는 상황에서 이름상자를 보세요. 셀 주소가 나타난게 아니라 Rectangle이라는 개체의 이름이 나타나죠? 이 개념은 뒤에서 다룰 차트를 이해하는데 아주 중요한 것이니 눈여겨 봐 두시길 바랍니다.
※ Tip - 개체(Object)란?
엑셀에서 개체란 셀에 입력되지 않는 다른 데이터를 가리킵니다.(개별적인 요소)
따라서 "개체 조절 포인트"가 보인다면 셀에서의 어떤 작업은 불가능하고 오직 선택된 개체에만 작업을 할 수 있는 상태입니다. 앞에서 이러한 개체가 모두 통합되어 저장되기 때문에 통합문서라는 용어를 사용한다고 했었는데 기억나시죠?
3. 개체 편집하기
이제 원하는 개체가 그려졌으니까 편집을 해보도록 하겠습니다.
개체의 편집이란 삽입된 개체의 선 색이나 무늬 등을 변경하는 것을 말합니다.
③ 사각형 개체를 편집하기 위해 사각형 위에서 더블클릭합니다. 그러면 다음과 같은 도형 서식 대화상자가 나타납니다.
도형서식 대화상자의 내용은 앞서 배운 셀 서식과 비슷하기 때문에 자세한 설명은 생략 하 고, 색 채우기 효과를 같이 해보겠습니다.
④ 색 채우기 효과를 내기 위해 채우기 / 색 항목의 목록 화살표를 클릭해서 [채우기 효과]를 선택합니다.
⑤ 채우기 효과 대화상자가 나타납니다. [그라데이션] 탭을 클릭한 후 "두 색"을 선택합니다.
그 후 그라데이션 효과를 낼 색 1과 색 2를 선택하고, 음영 스타일을 "가운데에서"를 선택합니다. 모든 설정이 끝났으면 [확인]을 클릭합니다.
⑥ 채우기 효과의 설정을 마친 후 확인 버튼을 클릭하면 사각형의 내부에 다음 그림처럼 채우기 효과가 적용됩니다.
⑦ 이번에는 개체를 이동하고 크기를 변경시켜 보겠습니다.
만약 현재 개체가 선택되어져 있지 않다면 먼저 개체를 선택해서 "개체 조절 포인트"를 나타내야 합니다. 개체가 선택된 상태에서 그 가운데로 마우스 포인터를 옮기면 양방향 화살표가 나타나게 되는데, 이때 개체를 드래그하면 다른 곳으로 이동할 수 있습니다.
⑧ 개체 조절 포인트에 마우스를 가져가면 양쪽 화살표가 나타나는데 이때 드래그하면 크기를 변경할 수 있습니다. 참고로 이 방법은 모든 윈도우즈 프로그램에서 적용되는 것입니다.
※ Tip - 정확한 개체 그리기
도형을 선택한 후 드래그를 할 때 Alt키를 누른 상태에서 드래그 해보세요. 항상 정각형이 그려지게 됩니다. 또한 키를 누른 상태에서는 셀에 정확하게 일치하게끔 개체가 그려지게 됩니다. 셀에 맞춰서 그려야 할 때는 Alt키를 사용하세요.
엑셀에 포함된 다양한 그리기 기능을 이용해 보세요. 시트를 훨씬 예쁘게 꾸밀 수 있답니다. 그리기는 이 정도에서 마치기로 할께요. 텍스트 상자, 워드아트, 클립아트도 아주 효과적으로 써먹을 수 있는 기능이므로 꼭 연습해두세요~
---------------------------
작업한 문서 인쇄하기
엑셀로 작업한 문서를 인쇄하는 방법에 대해서 배우는 부분입니다.
모니터의 획기적인 변화가 오기전에는 뭐니뭐니해도 종이로 보는 것이 편하죠? (너무 반정보화적인 발언인가요?) 인쇄를 잘 하는 것도 실력이랍니다!
인쇄를 하려면 사용중인 운영체제(윈도우즈)에 프린터가 먼저 설치되어 있어야 합니다.
1. 인쇄를 하기 전에는 미리보기를 반드시 확인하자
워크시트를 인쇄하기 전에 미리 보기를 통해 시트를 인쇄했을 때의 모양을 미리 볼 수 있습니다.
미리 보기 창의 페이지 표시 방법은 사용할 수 있는 글꼴, 프린터 해상도, 색상에 따라 달라지는데, 항상 인쇄 전에는 미리보기를 통해 확인을 하는 것이 좋습니다.
① 파일 - 인쇄 미리보기를 선택하거나 도구모음에서 를 눌러 미리보기 화면을 표시합니다.
미리보기 화면에서는 인쇄될 모양을 미리 볼 수 있을 뿐만 아니라 여백 조절, 페이지 설정 등의 작업도 할 수 있습니다.
미리보기 화면이 나타나면 화면 상단에 새로운 도구모음이 나타나는데 이것은 미리 보기에서 사용할 수 있는 명령들입니다. 각 명령의 사용법은 다음과 같습니다.
▶ 기본보기 : 현재 시트를 기본 보기로 나타냅니다.
▶ 다음 : 인쇄할 다음 페이지를 나타냅니다. 시트를 여러개 선택하고, 선택한 시트의 마지막 페이지에서 다음을 누르면 다음 선택한 시트의 첫 페이지가 나타납니다.
▶ 돋보기 : 시트의 전체 페이지 보기와 확대 보기 사이를 전환합니다. 이 기능은 인쇄 크기에 영향을 주지 않습니다. 시트 영역을 눌러도 시트의 전체 페이지 보기와 확대 보기 사이를 전환할 수 있습니다. 모니터 해상도에 따라 가는 테두리와 같은 특정 그래픽이 전체 페이지 보기에서 나타나지 않을 수도 있습니다.
▶ 옵션 : 인쇄할 시트의 모양에 대한 옵션을 설정합니다. 옵션에 대해서는 잠시 뒤에 자세히 살펴보게 됩니다.
▶ 인쇄 : 인쇄 옵션을 설정하고 선택한 시트를 인쇄합니다. 파일 - 인쇄를 눌렀을 때와 동일합니다.
▶ 페이지 나누기 보기 : 페이지 나누기 보기로 전환하여 현재 워크시트의 페이지 나누기를 조정하고, 인쇄 영역 크기를 변경하고, 워크시트를 편집할 수 있습니다. 페이지 나누기 보기에서 인쇄 미리 보기를 누르면 단추 이름이 페이지 나누기 보기에서 기본 보기로 바뀝니다.
② 미리보기 도구모음에서 [여백]을 눌러보세요. 미리 보기 화면에 점선이 생기면서 현재 설정된 여백이 보이게 됩니다. 점선 부분에 마우스를 가져가면 마우스 포인터가 양쪽 화살표 모양으로 바뀌게 되는데, 이때 드래그해서 여백을 조절할 수도 있습니다.
2. 인쇄 옵션 설정하기
이번에는 인쇄 옵션의 설정을 해보도록 하겠습니다. 미리 보기 화면에서 [설정]을 클릭하면 다음과 같이 페이지 설정 대화상자가 나타나는데, 여기에서 각종 인쇄 옵션을 설정 할 수 있습니다. 페이지 설정은 모두 4개의 탭으로 이루어져 있습니다.
2-1> 페이지 설정 / 페이지
▶ 용지방향 : 인쇄할 페이지의 용지 방향을 지정합니다.
▶ 축소 / 확대 배율 : 인쇄할 워크시트를 늘이거나 줄입니다. [축소/확대 배율] 확인란을 선택하고 [%] 상자에 백분율을 입력합니다. 워크시트를 표준 크기의 10%까지 줄이거나 400%까지 늘릴 수 있습니다.
▶ 자동 맞춤 : 지정한 페이지 수에 맞게 인쇄할 수 있도록 워크시트나 선택 영역을 줄입니다. [자동 맞춤] 확인란을 선택하고 [용지 너비] 상자와 [용지 높이] 상자에 숫자를 입력합니다. 필요한 만큼의 페이지를 인쇄하고 페이지 너비를 채우려면, [용지 너비] 상자에 1을 입력하고 [용지 높이] 상자는 비워두면 됩니다.
▶ 용지크기 : 프린터에서 사용할 용지의 크기를 정해주는 부분입니다. 문서나 편지 봉투의 크기를 지정하려면 [Letter]나 [A4], 또는 다른 크기의 옵션을 클릭합니다.
▶ 인쇄품질 : 현재 통합 문서의 인쇄 수준을 지정하려면 원하는 해상도를 누릅니다. 해상도는 인쇄하는 페이지에 1인치마다 나타나는 점의 수(dpi : Dot Per Inch)입니다. 해상도가 높을수록 고해상도 인쇄를 지원하는 프린터에서 인쇄가 잘 됩니다.
▶ 시작페이지 : 첫 페이지부터 인쇄할 때는 1을, 첫 페이지부터 인쇄하지 않을 때 다음 번호부터 페이지 매김을 시작하려면 [자동]을 입력합니다. 1이 아닌 다른 숫자로 시작 페이지 번호를 지정하려면 해당 숫자를 입력하면 됩니다.
2-2> 페이지 설정 / 여백
이 부분은 여백을 설정한 결과를 [인쇄 미리 보기] 상자에 나타냅니다. 인쇄 페이지의 가장자리에서 데이터까지의 거리를 지정하려면 [위쪽], [아래쪽], [왼쪽], [오른쪽] 상자에서 크기를 조정해주면 됩니다. 또한 [가로]나 [세로], 또는 두 확인란을 모두 선택하여, 데이터가 여백 안에서 페이지 가운데 놓이도록 맞출 수 있습니다.
2-3> 페이지 설정 - 머리글 / 바닥글
이 부분은 문서에 머리글이나 바닥글을 적용할 때 사용됩니다. 뒤에서 자세하게 다루도록 하겠습니다. 참고로 머리글과 바닥글은 인쇄 시에만 적용되는 기능입니다.
2-4> 페이지 설정 / 시트
▶ 인쇄영역 : 인쇄할 워크시트 범위를 선택하려면 [인쇄 영역] 상자를 클릭한 후 인쇄할 워크시트 영역을 드래그 합니다. 이 상자의 오른쪽에 있는 [지정] 단추를 클릭하면 일시적으로 대화 상자가 옮겨져 워크시트에서 셀을 선택하여 범위를 입력할 수 있습니다. 입력이 끝난 다음, 이 단추를 다시 클릭하면 대화 상자를 전체 크기로 나타낼 수 있습니다.
▶ 인쇄제목 : 인쇄할 워크시트의 매 페이지마다 같은 행이나 열을 제목으로 인쇄하려면 [인쇄 제목]에서 옵션을 선택합니다. 특정 행을 각 페이지의 수평 제목으로 인쇄하려면 [반복할 행]을 선택하고, 수직 제목을 각 페이지에 인쇄하려면 [반복할 열]을 선택한 후 워크시트에서 원하는 제목 행이나 열의 셀을 선택합니다.
▶ 인쇄 / 눈금선 : 워크시트의 셀 눈금선을 인쇄합니다.
▶ 인쇄 / 행/열 머리글 : A1 참조 스타일로 열 문자와 행 번호를 인쇄하거나, R1C1 참조 스타일로 번호가 부여된 행과 열을 인쇄할 때 선택합니다.
▶ 인쇄 / 흑백으로 : 컬러로 서식을 지정한 데이터를 흑백 프린터에서 인쇄하려면 [흑백으로] 확인란을 선택합니다. 컬러 프린터를 사용하는 경우에도 이 옵션을 선택하면 인쇄 시간이 짧아집니다.
▶ 인쇄 / 메모 : 각 페이지의 시작 메모를 문서의 끝에 인쇄하려면 [시트 끝] 옵션을 선택하고, 워크시트에 메모가 나타나는 위치에 메모를 인쇄하려면 [시트에 표시된 대로] 옵션을 선택합니다. 또한 [시트에 표시된 대로]를 클릭하면 나타난 메모만 인쇄됩니다.
▶ 인쇄 / 시험출력 : 인쇄 시간을 줄이려면 [시험 출력] 확인란을 선택합니다. 이 옵션을 선택하면 셀 눈금선과 대부분의 그림이 인쇄되지 않습니다.
▶ 페이지 순서 : 데이터를 한 페이지에 인쇄할 수 없을 때 데이터에 매겨진 번호와 인쇄 순서를 제어하려면 [행 우선]이나 [열 우선]을 클릭합니다. 오른쪽의 미리 보기에서 옵션에 따라 문서가 인쇄되는 방향을 미리 보여 줍니다.
3. 머리글과 바닥글 삽입하기
머리글과 바닥글은 실제 워크시트에 포함된 내용은 아니지만, 문서의 작성일자나 페이지 수등 인쇄 시에 문서의 위 아래에 보이는 텍스트를 말하는 것입니다.
① 머리글과 바닥글을 삽입하고 편집하려면 보기 - 머리글 / 바닥글을 선택하거나 앞서 배운 미리 보기 화면에서 설정 버튼을 클릭한 후 머리글 / 바닥글 탭을 선택하면 됩니다. 머리글 / 바닥글 대화상자가 나타나면, [머리글 편집]이나 [바닥글 편집] 버튼을 클릭해서 삽입하거나 편집할 수 있습니다.
머리글이나 바닥글 편집상자에는 많이 사용되는 기능을 도구 모음으로 만들어 두었습니다. 각 구역별로 직접 타이핑을 해도 되고, 도구 모음을 클릭해서 원하는 머리글을 삽입해도 됩니다.
4. 특정 영역만 인쇄하기
엑셀은 기본적으로 페이지 단위로 인쇄가 되지만, 특정 영역을 정해서 그 부분만 인쇄할 수 있는 기능이 있습니다. 특정 영역 인쇄는 다음 과정을 따릅니다.
① [보기-페이지 나누기 보기]를 선택합니다. 그러면 시트 화면이 인쇄될 페이지를 기준으로 변경되게 됩니다.
② 페이지 나누기 보기 상태에서 인쇄하려는 부분만 범위를 선택합니다.
③ 인쇄할 부분의 범위 설정이 끝났으면 [파일-인쇄영역-인쇄 영역 설정]을 클릭합니다.
④ 인쇄 영역이 설정되었습니다. 이 상태에서 인쇄를 하면, 범위가 선택된 부분만 인쇄되는 것입니다. 인쇄 영역을 취소할 때는 [파일-인쇄영역-인쇄 영역 취소]를 선택하면 됩니다.
⑤ 인쇄하려면 [파일-인쇄]를 선택합니다.
⑥ 인쇄 대화상자가 나타납니다. 인쇄할 부수와 페이지 등을 설정한 후 [확인]을 클릭하면 인쇄가 됩니다.
앞에서 엑셀의 특징을 살펴볼 때 잠깐 언급했듯이 엑셀은 윈도우즈 운영체제의 특징인 WYSIWYG(What You See is What You Get)을 그대로 지원하기 때문에 미리보기에서 보이는 대로 인쇄를 할 수 있습니다. 프린터를 가지고 있는 분들은 바로 실습해 보세요. 이것도 공부라구요~
---------------------
상대 참조와 절대 참조
엑셀의 수식은 주소(참조)를 사용한다는 것을 배웠죠?
그 참조에도 여러 가지 방법이 있고 이것은 수식을 이용하는데 매우 중요한 개념이랍니다.
엑셀은 수식 계산에 있어 셀의 주소를 참조한다는 것을 앞에서 배웠습니다.
엑셀에서는 주소를 참조할 때 상대참조와 절대참조의 2가지 방법을 나누어서 사용합니다. (이외에 혼합참조도 있지만 거의 사용되지 않습니다.) 상대참조란 셀이나 범위에 대한 참조영역을 수식이 있는 셀의 상대위치를 기준으로 하는 방식이고, 절대참조는 절대적인 위치를 기준으로 하는 방식입니다. 쉽게 생각해서, 상대참조로 된 수식을 복사하면 붙여 넣은 수식의 참조는 자동으로 고쳐져서 수식의 원래 상대 위치와는 다른 셀을 새롭게 참조하게 되지만, 절대 참조는 복사해서 붙여 넣기 하더라도 항상 고정된 셀만 절대적으로 참조하는 것입니다. (상대와 절대의 뜻을 잠시 생각해 보시기 바랍니다.) 다음 예를 통해서 확실하게 이해를 해보겠습니다.
① 은행의 이율을 구하기 위한 데이터를 다음과 같이 입력합니다. 이자금액은 이율*원금이므로 B5 셀에 =B2*A5라는 식을 입력합니다.
② B5 셀에서 채우기 핸들을 표시한 후 B7셀까지 드래그합니다.
③ 값이 채워졌습니다. 그런데 원하는 결과가 아닌 이상한 값과 에러메시지가 나타났습니다. 긴장되시죠?
정확한 값이 자동으로 채워진 것이 아니라 이상한 에러만 생겼습니다. 왜 이런 결과가 생겼을까요? 에러가 생긴 B6와 B7셀을 선택하고 수식 입력줄을 보세요. B7셀의 경우 =B4*A7이라고 수식이 입력되어 있습니다.
자동채우기를 했을 때 B6와 B7셀의 수식은 상대적으로 한칸씩 아래 셀로 이동하면서 자동으로 값을 참조했던 것입니다. 이 경우 원금은 한칸씩 아래로 내려가면서 상대적으로 계산이 되어야 하지만, 이율은 고정되어 있어야 정확한 계산이 이루어지겠죠? 이럴 경우 갑은행의 이율이 있는 B2셀을 절대참조로 고정을 시켜두어야 한다는 것입니다.
이렇게 복사나 자동채우기로 수식을 자동으로 입력할 때 참조가 변하지 않고 고정되어 있어야 하는 셀은 절대참조로 고정을 시키는 것입니다.
일반적으로 그냥 셀 주소만 입력되면 상대 참조가 되는 것이고, 셀 주소 앞에 $ 기호를 붙이면 절대 참조가 됩니다. $기호가 붙은 셀은 복사가 되더라도 항상 그 셀의 주소만 절대적으로 참조하게 됩니다.
④ B5 셀을 선택한 후 수식입력줄에서 "=$B$2*A5"로 수식을 변경합니다.
⑤ 다시 B5셀에서 자동 채우기 합니다. 다음 그림처럼 정확한 값이 계산되어 나타날 것입니다.
B5셀의 수식을 =$B$2*A5로 입력하고 자동채우기를 했더니 올바른 결과가 나왔습니다. B7셀의 수식을 보면 =$B$2*A7으로 되어있죠? $에 의해 절대참조로 고정된 셀은 자동채우기를 해도 다른 곳을 참조하지 않고 항상 B2셀만 참조하게 되는 것입니다. 이제 이해가 되셨죠? 참고로 혼합참조는 $B2나 B$2와 같이 열이나 행 중 한쪽만 절대적으로 고정시키는 경우에 사용됩니다.
※ Tip - 상대 / 절대 / 혼합참조 간단하게 변경하기
절대참조를 만들기 위해 $를 붙이는 것도 복잡한 식에서는 번거로운 작업입니다. 이럴 경우 수식을 입력하면서 절대참조로 바꾸고 싶은 곳에서 F4키를 눌러보세요. 절대참조, 혼합참조, 상대참조 순으로 차례대로 바뀌게 됩니다.
1. R1C1 참조 방식 이해하기
엑셀에서 기본적으로 셀의 위치를 나타내는 참조 방식은 A1 방식입니다. A1 방식에서 열은 알파벳순으로, 행은 번호순으로 레이블이 붙습니다. R1C1 방식은 열과 행을 모두 번호순으로 레이블을 붙이는 것으로 일반적인 작업보다는 매크로와 같은 프로그래밍에서 중요하게 사용됩니다. 매크로를 기록할 때 R1C1 참조 스타일을 사용하여 명령을 기록하므로, R1C1 방식에 대해서도 알아둘 필요가 있습니다.
R1C1 참조 방식에서는 "R" 다음에 행 번호, "C" 다음에 열 번호를 지정하여 셀 위치를 나타냅니다. 예를 들어, 절대 참조인 R1C1은 A1 참조 스타일의 절대 참조 $A$1과 같습니다. 만약 현재 셀이 A1이면 상대 참조 R[1]C[1]은 아래로 한 행, 오른쪽으로 한 열 옆에 있는 셀, 즉 B2셀을 참조하게 되는 것입니다.
다음은 R1C1 방식의 예입니다. 참조
의미
R[-2]C
같은 열에서 두 행 위에 있는 셀에 대한 상대 참조
R[2]C[2]
두 행 아래, 두 열 오른쪽에 있는 셀에 대한 상대 참조
R2C2
둘째 행과 둘째 열에 있는 셀에 대한 절대 참조
R[-1]
현재 셀 위에 있는 행 전체에 대한 상대 참조
R
현재 행에 대한 절대 참조
현재 워크시트에서 R1C1 참조 스타일을 사용하거나 또는 사용하지 않으려면 [도구-옵션]을 선택한 후 [일반] 탭에서 "R1C1 참조 스타일" 확인란을 선택하거나 취소합니다.
절대참조(절대주소)와 상대참조(상대주소)는 고급 수식을 작성하는데 필수적인 개념이므로 꼭 기억을 해두시기 바랍니다. 또한 R1C1 방식의 주쇼 표현은 VBA 프로그래밍에서 사용되는 방식이므로 이것도 알아두는 것이 좋겠죠? 전 항상 그렇지만 강요는 안합니다.~~
-------------------